Г.Х.Попов

 

Организация времени

 

(из книги «Техника личной работы»)

 

Среди фантастических рассказов Г. Уэллса есть исто­рия химика, которой изобрел «ускоритель». Принятый внутрь, он настолько ускорял работу сердца, нервов, мозга и мускулов, что казавшиеся прежде «мгновеннымиl» процессы превращались в продолжительные и мед­ленные.

Этот рассказ, как и некоторые другие произведения великого фантаста, очень верно отразил одну из харак­терных проблем XX века - проблему времени.

 

ЧЕЛОВЕК, ЭКОНОМЯЩИЙ ВРЕМЯ

 

Карл Маркс писал, что все виды экономии в общест­ве сводятся в конечное счете к экономии времени. Если проблема времени так обширна, то, казалось бы, бессмысленно писать о ней, так как пришлось бы говорить о всех проявлениях и методах челояеческого труда, о всех природных и социальных факторах роста его произ­водительности. Но, как уже отмечалось, нас интересует личное время работника управления. Поэтому речь дол­жна идти не о всех, а о специальных правилах экономии времени, о способах наиболее рациональной организации личного труда. И наконец, нас интересует техника этой организации.  

 

В современной атмосфере быстро и непрерывно ме­няющейся жизни работник постоянно торопится и постоянно ощущает недостаток времени. «Упущение времени смерти невозвратной подобно»-это твердо знал еще Петр I. Современный человек от многого отказывается из-за недостатка времени: «Как жаль, что сутки имеют только 24 часа!» За этой общей жалобой скрыта и общая ошибка.

Ф. Энгельс в «Диалектике природы» задает вопрос: знал бы человек больше, если бы он имел не пять, а шесть органов чувств? И отвечает: нет, не знал бы. Например, муравьи видят инфракрасные лучи, недоступ­ные органам чувств человека. Но мы, хотя и не видим инфракрасных лучей, знаем о них неизмеримо больше, чем муравьи. В частности, мы знаем, что муравьи видят их. Так и со временем. Если бы в сутках было больше часов, то и тогда их не хватало бы. Проблема не в не­хватке часов, недостаточности органов чувств и т. п., а в умении правильно, рационально использовать то, что есть.

Организованному человеку хватит и 24 часов, какими бы насыщенными они ни были. А у неорганизованного, по образному сравнению О. Генри в «Романе биржевого маклера», время ведет себя, как люди в вагоне трамвая в часы «пик»: минуты и секунды толпятся в проходах, на передней и задней площадках.

«Может ли биллион долларов устранить убыток? Нет, биллион только усилит трудности на биллион дол­ларов. Ведь биллион долларов имеет целью только уве­ковечить господствующие ранее методы... Тогда как убы­ток как раз из этих методов и вытекает». В этом пара­доксе Форда отражена главная проблема - проблема организации.

К сожалению, микроб разбазаривания времени про­ник в нашу работу. Нередко она совершенно не уложена в какие-либо временные рамки. Руководитель приходит то в десять утра, то в час или в два. Назначено собрание в 12 дня - будьте уверены, что оно начнется не раньше часа. Когда у работника по горло срочной работы, как назло друг за другом идут посетители. У всех сотрудников  «вдруг» появляется бесконечное количество требующих неотложного ответа вопросов и дел, мешающих выпол­нять крайне нужную и срочную работу. Часы приема посетителей неизвестны; часы заседаний - тоже. Только начал работать - «пожалуйте на заседание». И в ре­зультате уходят часы и дни без осязаемых результатов.

За получением пустяковой справки приходится порой стоять несколько часов только потому, что в общей оче­реди к начальнику стоят люди и с минутными, и с часо­выми делами. Руководитель не анализирует, сколько времени отнимают разные категории посетителей, и не распределяет часы приема между этими несколькими группами. Зайдите в отделение милиции: там стоят лю­ди и в ожидании одной подписи, и с делом о прописке, требующим тщательного выяснения. А в поликлинике? Участкового врача ждут и те, кого надо только осмот­реть, и те, кто пришел впервые и должен быть всесто­ронне, по-настоящему обследован. И не удивительно, что среднее время приема - 15 минут - оказывается фик­цией, назначенный час приема тоже фикция, а практи­чески устанавливается живая очередь, и пациенту прихо­дится затратить весь вечер.

Аналогичную картину можно встретить и на почте: стоят за марками, переводами, бандеролями в одной очереди.  Зайдите в овощной магазин: банку консервов отпу­скают там же, где и весовой товар, об этом даже спе­циальное объявление написано.

Таких примеров можно привести бесконечное множе­ство. Общее в них то, что работники не интересуются, сколько же времени затрачивают они сами и другие люди на разные дела, не думают, как можно ускорить работу, обслужить больше покупателей, осмотреть боль­ше больных, помочь и себе и людям сэкономить время.

Конечно, мы встречаемся не только с безразлнчным отношением к своему и чужому времени: в газете сообщалось, например, о новом порядке приема в одном и исполкомов, когда секретарь председателя вначале за 10-20 минут опрашивал всех о характере их дел, потом распределял время приема и сразу сообщал посетителям, к кому обратиться по интересующему их вопросу. В больших магазинах вводится дробная специализация отделов (штучные и т.д.). К сожалению, в проведении специализации руководствуются чаще характером товара (галантерея, трикотаж и т. п.), а не тем, сколько времени требуется для реализации единицы товара, т. е не думают о главном: о сокращении затрат времени покупателя и продавца.

...Третий час сижу в министерстве. Нервничаю. А в кабинет все входят и выходят какие-то люди - то ли сотрудники министерства, то ли просто сообразительные посетители. Идут без стука (хотя висит предупрежде­ние), не обращая внимания на секретаршу. И неизвестно, сколько они там пробудут. Возмущаюсь: неужели нельзя запретить подчиненным приходить в часы приема? Не­ужели руководитель не может сделать так, чтобы больше одного посетителя у него не сидело? Наконец меня при­няли, вопрос решен, возвращаюсь в университет и спешу доложить руководству. Перед кабинетом сидят и стоят несколько человек - сегодня прием. Ну да ладно, мне можно и зайти. Да и вести хорошие. Без стука, без очереди вхожу, на нервные взгляды стоящих не реа­гирую.

Обычно человек замечает недостатки в работе сосед­него отдела, вышестоящей организации, чужого пред­приятия и т. д., когда он сам выступает в роли посетите­ля, покупателя, больного. Словом, когда он оказывается не королем, а подданным - как в «Принце и нищем» Марка Твена. Тут он с благородным гневом обрушива­ется на неорганизованность, волокиту, бюрократизм. Но эта абстрактная, вовне направленная критика часто прекрасно уживается с личной неорганизованностью и личным бюрократизмом.

Чаще всего не экономит время других тот, кто не бережет и своего времени. Он потому и опаздывает на собрание, что не считает 15 минут потерей, стоящей того, чтобы о ней говорить. Подумаешь, принял человека на 20 минут позже! И не думает о том, что, может быть, этот человек прекрасно спланировал день, а ты своей неорганизованностью сорвал ему весь график. И, что еще хуже, внушил мысль о невозможности в наших ус­ловиях планировать время.

Чужие минуты по-настоящему ценит тот, кто бережет свое время. Корень взаимной неорганизрванности, вза­имной растраты времени надо искать в личной деятель­ности. Преступное отношение к затратам вре­мени других наблюдается еще очень часто. И причина этого коренится в пренебрежительном растрачивании собственного времени. Мы примиренчески относимся к опаздыванию других потому, что сами часто опаздыва­ем. Так мы взаимно развращаем друг друга.

Партийная, служебная, общественная, научная, проф­союзная, самообразовательная работа накладывает на большинство из нас столько обязанностей, что при малейшей неорганизованности на что-то обязательно времени не хватает.

Человек начинает наспех есть, перестает гулять на воздухе, постоянно волнуется и курит, истощает орга­низм и память. Хуже становится запоминание, пропада­ет интерес к чтению. Постепенно он теряет качества полноценного работника.

Можно, конечно, ссылаться на то, что неорганизо­ванность связана с другими причинами, которые срыва­ют планы. Получается своего рода порочный круг: я не организован потому, что вокруг меня сплошная текучка и неорганизованность, а вокруг ничего изменить нельзя, так как неорганизован и я, и каждый участник текучки.

Как вырваться из такого круга? В. И. Ленин в рабо­те «Великий почин» указывал, что из подобного рода порочных кругов есть только один выход: личный при­мер, личный порыв, личный почин. Надо не ждать, пока вокруг все устроится, и уже потом браться за себя. Если каждый будет так рассуждать, то конца неразберихе никогда не будет. Надо начинать с себя, со своей рабо­ты, а не давать только советы другим в магазинах или соседних учреждениях. Заметив недостаток, надо преж­де всего думать: а нет ли его у нас? Найдя хорошее решение для других, надо сразу поразмыслить: а не по­дойдет ли оно и нам? И, уже наведя порядок у себя, надо призывать других следовать примеру, а не словам.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ВРЕМЕНИ

 

«Да разве мы не пытались организовать свое время?» - возмутится любой работник. Не раз и не два каждый из нас пытался организовать свое время, составлял всякого рода планы. Но, несмотря на все усилия строго их выполнять, результатом были неудачи. Они-то и привели к отчаянию и убеждению, что жить и работать по определенному распорядку практически невоз­можно.

Все дело в том, что правильно организовать свой труд нельзя строгими приказами самому себе (или подчищенному): «к такому-то числу закончить работу», «принести отчет к концу дня» и т. д. Организация предполагает не просто наличие плана, расписания работ. К составлению плана необходим особый подход. Нельзя просто записывать, что надо сделать за неделю или за день. Надо обязательно рассчитать работу во времени, определить продолжительность каждой работы, сроки ее начала и окончания. Надо обязательно сопоставлять время, не­обходимое для работы, с наличным фондом часов в об­щем бюджете времени. И что особенно важно, правильная организация личного времени требует учета всех работ. Отдельную работу несложно планировать, и она кажется легко выполнимой, пока не взята вся картина в целом. Организация личной работы требует, следова­тельно, чтобы составлялся план всех работ, нормирова­лась их продолжительность и уж потом определялись сроки начала и окончания, взаимной увязки работ между собой по срокам.

Чтобы такой план составить, необходимо предвари­тельно определить, во-первых, какова фактическая (а не предположительная) продолжительность отдельных ра­бот; во-вторых, каков фактический фонд времени. Един­ственный путь для этого - наблюдение за своим рабочим днем.

Если не начать с учета, то без фактических данных можно составить красивые, но нереальные планы время­препровождения. И я, и любой читатель, вероятно, не раз составляли подобные планы и на день, и на неделю, и на год, и на отпуск, и на командировку и т. д. Отор­ванный от жизни, такой план остается обычно на бумаге как напоминание о бесплодных попытках упорядочить свою жизнь.

Следовательно, организация личного времени, как и любая управленческая работа, состоит из учета, нормирования и планирования. Завершением является постоянный контроль за выполнением плана, борьба за его выполнение, корректировка плана в необходимых случаях.

В соответствии со звеньями организации мы рас­смотрим вначале технику учета, затем технику планиро­вания и прочие средства экономии времени.

 

ТЕХНИКА УЧЕТА И АНАЛИЗА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ

 

С экономией времени дело обстоит так же, как и с экономией денег: первый шаг - наладить тщательный учет каждой траты. Вести такой учет - утомительное занятие. Но проверить твердость своего решения организовать время можно именно на готовности вести буд­ничный, тривиальный учет, а не на составлении заманчивых планов будущих занятий.

Учет вскрывает действительную картину работы: простои, медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого обоснованного, реального плана. Недаром еще Фрэнсис Бэкон говорил: «Мы столько может, сколько знаем. Знание- сила».

Содержание и методы учета зависят от целей, кото­рые ставятся перед организацией времени. Примерно можно выделить учет рабочего времени и учет всего времени (включая бытовое). Рабочее время настолько ответственное дело, что его изучать интересно и важно не только самому работнику, но и его руководителям,. организаторам. Поэтому к изучению рабочего времени можно привлечь специалистов или с их помощью организовать самоучет. Бытовое время и бытовой труд проходят в гораздо более тяжелых условиях. Не кончая одной работы, переходишь к другому делу, потом к третьему, возвращаешься к первому и т. д. Учет тут, естественно, чрезвычайно труден, но и в быту экономия времени крайне важна, так как она тоже обеспечивает человека самым главным богатством - свободным вре­менем.

Учет можно вести с разной степенью детализации в регистрации затрат времени. Лучше начать с укрупненного учета и лишь через две-три недели переходить к более детализированному. Сразу начать подробный учет - это почти наверняка загубить дело, так как с непривычки скоро устанешь, а потом учет вообще опротивеет. Усталость приходит, к сожалению, значительное раньше, чем получишь, полностью поймешь и по достоинству оценишь результаты учета.

 

ТЕХНИКА УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

Для учета укрупненных затрат времени вполне пригоден блокнот. Его страницы через копирку легко разграфить в виде простейших таблиц.

Первый шаг в учете времени - составление перечня наиболее значительных работ. Их регистрируют в блокноте по мере выполнения. Можно пользоваться сокра­щенными обозначениями работ, указанных в перечне. Например, писать «дкл» вместо «доклад руководителю». Форма таблиц может быть разной. Например, такой:

 

Содержание работы

Продолжительность

Время начала и окончания

Завершена ли?

Примеч

 

 

 

 

 

 

 

Так как некоторые работы делаются с перерывами, то графы «Сколько дней заняла» и «Время начала и окончания» не совпадают. Например: «Составление го­дового отчета по теме 57-0. Затрачено 5 дней. Начало 10.11, окончание 10.12». Важно указывать, завершена ли работа. Если завершена, то затраченное время уже может служить прецедентом, своего рода нормой на бу­дущее.

Каждый новый месяц (а еще лучше неделю) надо начинать с новой страницы блокнота, чтобы легче отде­лять отрезки времени. Эти блокнотные страницы стано­вятся своеобразным отчетом за месяц, квартал, полуго­дие, год. Когда их ведешь неделя за неделей, то полу­чается картина собственной работы. Так как записи делаются изредка, по мере завершения больших работ, то ведение блокнота не требует обременительных спе­циальных затрат времени. Форма таблиц и записей мо­жет быть и иной, в зависимости от условий работы.

Блокнотная форма применима и для ежедневного учета работы. Обычно берется однодневный период и для каждого дня выделяется одна страница блокнота. Своеобразная закономерность учета: более детальный учет дает более ценные сведения, но требуется боль­ше времени и для ведения учета, и для обработки его материалов. Поэтому к ежедневному учету целесообраз­нее переходить после того, как вошел в привычку учет выполненных работ. И не просто вошел в привычку, а начал приносить осязаемую пользу, когда чувствуешь, что усложнение учета даст больше выгоды.

 

КАРТОЧКА ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ

 

Следующий этап учета времени - переход от ре­гистрации выполненных за день работ к сплошному учету рабочего времени.

В 20-х годах учетные карточки, отпечатанные в ти­пографии, выпускались в продажу, их называли «хронокарты». На рис. показана карточка А. К. Гастева. Ее надо иметь всегда при себе и делать соответствующие пометки каждый час, а впоследствии и каждые полчаса. Карточка наглядна. Она дает

 

работа

9

 

10

 

11

 

12

 

13

 

примеч

1

встр. А.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

совещ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

отчет П.Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

полную картину затрат времени в течение рабочего дня. Содержание работы нужно записывать кратко - в соответствии с при­нятыми в перечне работ обозначениями: нач. (разговор с начальником), совещ. (совещание), и т.д. Рядом с запи­сями делаются отметки, необходимые для последующего анализа затрат времени: П - подготовительная работа, Р - работа по должности, О - растраты времени (ожи­дание приема и т.д.) и т. п. Такие карточки могут заполняться не только самим работником, но и лицами, изучающими его деятельность.

Как легко заметить, карточка Гастева берет за осно­ву записей каждые полчаса рабочего времени.

Можно еще более детализировать учет и отмечать каждые четверть часа. Но чрезмерная детализация лишь внешне улучшает учет. Он становится громоздким и сло­жным, наглядность пропадает, требуется много време­ни, чтобы обработать его результаты.

Конечно, иногда необходим и детальный учет, но его обычно производит не сам работник, а специально под­готовленное лицо. Научная организация труда знает много методов учета деталей работы. Во главе их стоит хронометраж, для проведения которого нужны специаль­ные часы. Для изучения еще более мелких деталей работы применяется киносъемочный яппарат. Но для изучения личной работы самим работником достаточно регистрации в карточках с интервалом в полчаса.

Вообще при учете времени надо помнить об основ­ной цели рационализации - получить наилучший эф­фект с наименьшими затратами. Метод нельзя превра­щать в самоцель: учет лишь средство для решения основной задачи - сэкономить время. Нельзя доходить до парадоксов и пытаться отмечать каждое свое движе­ние: записи займут больше времени, чем сами движения, и некогда будет работать - учет поглотит все время, какое можно с его помощью сэкономить. Выбор метода учета всегда должен сопоставляться с целями учета, затраты времени на учет - с ожидаемым эффектом.

 

ТЕХНИКА УЧЕТА БЫТОВОГО ВРЕМЕНИ

 

Карточка затрат рабочего времени не дает полной картины деятельности человека. Ведь работать приходится порой и в нерабочие часы - дома, на заседаниях, по вечерам. Кроме того, очень важно учесть все затраты времени, изыскать способы увеличить свободное время.

Сначала такие записи ведутся для очень укрупненных отрезков времени личной жизни. Впоследствии, когда привыкаешь, постепенно детализируешь, дифференцируешь операции, подлежащие регистрации. Такая детализация сильно зависит от индивидуальных особенностей человека и его работы. Для одного чтение - отдых, а для другого - работа. Проблема дифференциации - это уже вопросы организации личного труда. Для техники учета достаточно знать, что имеется какая-либо детализация работы. К примеру, приведем такой перечень, составленный одним из специалистов по научной организации труда. 

1.Труд обязательный

1. В здании: семинары, лекции, консультации, совещания, комиссии, партработа.

2. Вне здания: партработа, общественные дела, совещания, комиссии и т. д.

II. Труд свободный

1. Вне дома: в редакции, курсы, спорт, экскурсии, выставки, научное кино, библиотеки, магазины, ателье и т. д.

2. Дома: чтение, письмо, физическая работа.

III. Отдых:  сон, еда, развлечения (книги, театры и т. д), бездеятельный отдых, туалет.

IV. Непроизводительные затраты вре­мени: неизбежные (поездки на транспорте), устранимые (очереди), неучтенное время.

С этой номенклатурой сразу хочется спорить. Но и то, что предложит любой из нас, тоже вызовет возра­жения, так как каждый оценивает подобный перечень, исходя из своих специфических условий работы и быта.

С точки зрения техники учета важно, чтобы такой перечень был постоянным, без чего учет просто не­возможен. Названия статей надо запоминать и записы­вать всегда в одной и той же формулировке, лучше сок­ращенной.

Записывать можно в блокнот или в карточку Гастева, охватывающую все 24 часа. Заполнять ее надо непре­рывно. Разные по характеру затраты времени (на рабо­ту, отдых, непроизводительные потери) целесообразно вписывать разными карандашами. Применение символи­ческих обозначений делает карточку очень компактной. В идеальном случае для учета суточной деятельности достаточно узкой полоски бумаги с 48 квадратиками, ко­торые будут по-разному затушеваны.

Если скомпоновать 30 или 31 такую полоску на одной карте, то получится очень удобная месячная карта зат­рат времени. Даже беглого взгляда на нее достаточ­но, чтобы получить общее впечатление о распреде­лении времени по отдельным операциям в течение ме­сяца.

В первый месяц работы с такой карточкой нуж­но иметь под рукой список условных обозначений и пользоваться им при заполнении и чтении карточки. Этот список напоминает легенду, помещаемую под географическими картами или на первой странице ат­ласа.

Как и номенклатуру, эти обозначения придумывает сам работник, исходя прежде всего из удобства запоми­нания и дешифровки.

 

ТЕХНИКА АНАЛИЗА

 

Учет - это лишь фундамент здания научной орга­низации личной работы, база для анализа затрат вре­мени.

Именно данные анализа лягут в основу оценки нынешнего положения дел с организацией лично­го времени и послужат для составления будущих планов. Содержание анализа - это область организации личной работы. Там определяются направления анализа для выработки правильного норматива затрат времени на какую-либо работу (например, сколько времени в среднем уходит на поездку до места работы) или для изучения расходования фонда рабочего времени на раз­ные нужды (можно, например, проанализировать струк­туру и расходование вечерних часов). Анализ обяза­тельно должен охватывать и время отдыха, и бытовое время в целом. Как правило, тот, кто не умеет правиль­но работать, не умеет правильно и отдыхать. Очень важ­но проанализировать потери времени и выяснить причи­ны этих потерь.

Сохранились материалы анализа, который я провел после первого месяца работы секретарем по организаци­онным вопросам в комитете комсомола Московского уни­верситета в октябре 1957 года.

Оказалось, что почти 60% времени я провел в каби­нете. Из этого времени только половина была посвяще­на встречам и беседам с комсомольцами, а из этой половины 90% затрачено на встречи с секретарями и членами бюро факультетов. С курсовыми работниками, с групкомсоргами я почти не встречался.

Анализ показал, что мое основное занятие состави­ли многочисленные телефонные разговоры, встречи с делегациями, экскурсиями, разбор жалоб и т. п. Все это вполне мог выполнить не освобожденный работник, а любой другой член комитета и даже просто дежурный по комитету комсомолец, при условии хорошо налаженной передачи дел от одного дежурного к другому по вечерам. Из 40% времени, проведенного вне комитета, почти половина опять-таки была затрачена не на посещения факультетов, а на всякого рода заседания - в ректорате, парткоме, высших партийных и комсомоль ских органах. Словом, своей основной задаче - работе с людьми я посвящал не более 30% времени.

Это типичный пример анализа. Он, как видим, за­висел от моих представлений о своей работе. Возможные аспекты анализа безграничны, они определяются целями и задачами организации личного времени. Но нас инте­ресует сейчас техника, в частности техника анализа.

Технические приемы и средства анализа черпаются из арсенала математической статистики и графических методов. Математико-статистические методы основаны на суммировании данных о затратах времени по раз­личным статьям номенклатуры работ. Такие данные позволяют преодолеть случайности и увидеть так обожа­емую хозяйственниками среднюю цифру затрат времени на ту или иную операцию. А если эта средняя недоста­точна, можно учесть и среднее квадратическое отклоне­ние, дисперсию и т. д. Элементарным подсчетом опре­деляется удельный вес затрат в общем фонде, что сразу дает ясную картину, которую не удается увидеть, если приведены лишь часы и минуты. Одно дело: потери - один час, другое дело: потери - 15% всего времени.

Усложнение анализа требует применения более слож­ных математических методов. Но для элементарного анализа достаточно знания арифметики.

Результаты статистической обработки данных можно представить в виде таблиц. Например, дать номенкла­туру операций, а сбоку указать затраты времени и их удельный вес в общем фонде времени. Можно данные анализа пред­ставить в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаграмм. Сложность их зависит от сложности производимого анализа. Графики можно делать цветными.

Как видим, технические средства анализа довольно элементарны и доступны всем. Только не следует при анализе увлекаться и превращать его в самоцель, за­трачивая на него больше времени и сил, чем это необ­ходимо с точки зрения ожидаемого эффекта. Всегда следует помнить, что доброкачественность анализа опре­деляется доброкачественностью учета и полученных им данных. Без анализа учет напоминает морскую воду, которая содержит золото в малодоступном виде. Данные анализа исключительно важны для преобразования лич­ного времени.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

 

«Паук совершает операции, напоминающие операции ткача, и пчела постройкой своих восковых ячеек посрам­ляет некоторых людей-архитекторов. Но и самый плохой архитектор от наилучшей пчелы с самого начала отли­чается тем, что, прежде чем строить ячейку из воска, он уже построил ее в своей голове». (К. Мар к с, Ф. Э н г е л ь с. Соч., т. 23, с. 189). Планирование - важнейшая черта человеческой деятельности, один из характерных признаков труда.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план - пожелание на будущее и есть план - прогноз, учитывающий возможные и вероятные резуль­таты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для со­поставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

 

ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ

 

Планирование личной работы - чрезвычайно слож­ная область научной организации управления. На лич­ную работу влияет очень много факторов, причем роль и значение их для своей деятельности разные люди оце­нивают по-разному. Выделить среди всей массы факто­ров общеобязательные, общепризнанные - дело очень трудное.

Все же можно сказать, что основу организации лич­ной работы составляет общая организация всего личного времени. Она требует разработки определенного посто­янного плана жизни - режима.

Что такое режим? Это общая схема главных быто­вых этапов. Режим - это разделение суток на основные отрезки времени, включающие в себя основные процес­сы жизни: работу, питание, туалет, отдых и т. д. Ре­жим - это организация среды соответственно твердо принятому разделению суток. Режим - это автоматиза­ция жизни, приспособленной к определенному порядку.

Смысл и мудрость режима в том, что человек, под­чиняющийся ему, ничего не упустит и не забудет, он получает уверенность в том, что для всего выделено время и все будет сделано в срок. Окончательно и твер­до определена очередность работ и жизненных процес­сов, и не надо время от времени мучительно думать: а что же делать сегодня вечером? Что более всего важ­но из того, что еще не сделано? А успею ли сделать остальное? Режим позволяет избежать периода «раскач­ки», так как и сон, и аппетит, и желание работать при­ходят в определенное время  по привычке, сами собой.

Режим надо строить на основе глубокого изучения общечеловеческих и индивидуальных (физиологических и психологических) закономерностей и особенностей жизни. Тут много различных точек зрения у специали­стов, даже, например, в вопросе о том, когда работа более продуктивна - по вечерам, утром или в середине дня. Поэтому конкретные рекомендации различных специ­алистов по научной организации труда в этой области противоречивы. Для разбора интересующей нас техни­ческой стороны планирования достаточно остановиться на общих принципах планирования.

В основе режима должно лежать выделение време­ни для выполнения главной человеческой обязанности - работы. Обычно это время выступает как данное, при­нятое в том учреждении, где человек работает. Научная организация труда установила, что общее время работы должно включать в себя и периоды небольшого отдыха, а также перерыв для обеда. При старых формах управления считалось необходимым все время работы обязательно занять деятельностью; состояние отдыха в период работы считалось бездельем и наказывалось как серьезный проступок. Но ведь человеческий орга­низм физиологически не в состоянии постоянно нахо­диться в напряжении, поэтому люди умудрялись отды­хать во время работы, притворяясь работающими. Эта система является следствием неправильной организации труда.

Плохой начальник следит за тем, чтобы никто из подчиненных не сидел задумавшись, «без дела», но так как непрерывно контролировать, чем занят работник, он не может, то практически требует внешней видимости работы. Работники и сами это знают. Зайдите в иное незнакомое учреждение. Если вы не похожи на потен­циального просителя, то в отделе сразу прекращаются все разговоры и стимулируется «бурная» деятельность: все сидят, уткнувшись в дела, и что-то пишут. Люди считают, что их занятость будут оценивать как раз по этой видимости.

Это тоже наследие старого, ненаучного подхода к организации управления. Настоящий руководитель ни­когда не будет оценивать работника, его занятость по тому, сидит ли он и думает или сидит и непрерывно что-то пишет. Хороший начальник должен представлять объем работы и необходимые усилия для ее выполнения, и только по выполненной работе оценивать, достаточно ли занят работник.

Научная организация рабочего времени требует правильного чередования в течение рабочего дня пери­одов труда и небольших пауз, предполагает перерыв не только на обед, но и для отдыха.

Кроме того, при планировании личной работы надо учитывать особенности умственной деятельности чело­века.

Мышцы отдыхают, когда человек прекращает созна­тельную волевую деятельность. Мозг имеет очень мощ­ную инерцию, он работает и после решения прекратить работу. Ночью, во сне, во время ходьбы - после сдачи экзамена, публичного выступления - нагрузка не сни­мается: мозг продолжает «разжевывать» впечатления, подбирает новые аргументы, отмечает дефекты собст­венного выступления - словом, продолжает свою непре­рывную деятельность. Заводской гудок о прекращении работы - хороший сигнал для мускулов, но у него слишком мало сил для руководства деятельностью моз­га. При глубокой заинтересованности в деле, большом чувстве ответственности за выполнение своих обязан­ностей работа помимо собственной воли человека фактически продолжается 12-14 часов, а то и больше.

Эту особенность умственной деятельности нужно учи­тывать при организации личной работы. Надо правиль­но определить очередность различных ее видов, продол­жительность, чередование в течение дня сложных, на­пряженных и простых, неответственных действий, и многое другое.

При планировании личной работы надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержа­ния здоровья в хорошем состоянии. Недремлющие ар­мии - это не более как красивая аллегория. Выдаю­щийся командир Советской Армии С.М. Буденный прекрасно понимал необходимость целительного сна и в ответственнейший для судеб революции переломный период боев с белогвардейцами разрешил своим конармейцам, утомленным бессонными днями и ночами, про­спать непрерывно 4 часа, чтобы затем обрушиться на противника со свежими силами.

И сейчас, однако, многие работники видят доброде­тель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Правильно заметил в одной из своих лекций специалист по организации управления В. И. Терещенко, что целью многих работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за ком­мунизм. Еще А. Файоль относил умение поддерживать здоровье в хорошем состоянии к одному из главных качеств руководителя и по значению ставил его рядом с таким фактором, как талант и способности. Только непониманием этих азбучных истин теории управления объясняется встречающееся у нас до сих пор варварс­кое отношение к своему и чужому здоровью.

При планировании личной жизни следует учитывать необходимость культурного развития. Если я встречаю в доме отдыха группу хозяйственников, убивающих все время за преферансом или домино, то не могу поверить, что они являются подлинными творцами и новаторами в своей работе. Театр, поэзия, книги, прогулка в лесу, общение с природой, экскурсия - это не только не «пре­ступная кража времени» у дела, а, наоборот, ценнейшие помощники в деле. Кто отстает в культурном рос­те, тот рано или поздно будет отставать не только в идеологическом, социальном, но и в чисто производст­венном плане.

Мы знаем десятки очень добросовестных, добропоря­дочных работников, добровольно загнавших себя в ка­балу якобы ради интересов службы, по горло увязших в работе, оторвавшихся от культурной жизни страны. И в конце концов они неизбежно оказываются негодны­ми работниками в своей области, той самой, ради которой они забросили все остальное.

При современном разделении труда каждый стано­вится высококвалифицированным специалистом в очень узкой области. Но концентрация всех духовных сил на бесконечно малой частице мира таит большую опас­ность: постепенно теряется способность воспринимать обыденное, человеческое значение вещи, события. По­этому, оттачивая технику работы, надо все время пом­нить и о гармоничности развития.

Во время беседы со студентами МГУ академику П. С. Александрову был задан вопрос: «Можно ли быть совершенно некультурным человеком, но гениальным ученым?» - «Гениальным-вряд ли, - ответил акаде­мик. - Можно быть крупным ученым в редких случаях, но эти случаи, по-моему, достойны сожаления».

Надо чаще задумываться над мудрыми словами Чарльза Дарвина: «Я почти потерял художественный вкус к картинам и музыке. Мой разум, кажется, превра­тился в какую-то машину, обобщающую множество фак­тов в непреложные законы. Если бы я мог начать свою жизнь сначала, я бы взял себе за правило по крайней мере один раз в неделю читать какое-нибудь поэтиче­ское произведение или слушать хорошую музыку. Пото­му что, может быть, тогда бы мне удалось сохранить благодаря постоянной деятельности атрофированные сейчас части мозга. Утрата восприимчивости к подобным вещам - утрата счастья; возможно, что она вредно от­ражается на интеллекте, и во всяком случае она прино­сит непоправимый ущерб развитию нравственной лич­ности человека, ослабляя эмоциональную ее сторону».

Эти и многие другие положения науки организа­ции управления определяют принципы планирования личной работы.

 

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДЕЛ

 

Простейшее техническое средство на первом этапе планирования работы - это ведение постоянного распи сания дел. Вместо хаотической работы по памяти все предстоящие дела записываются в специальный блокнот. В зависимости от типа выполняемых работ это рас­писание будет для оперативных работников одно, для руководителей - другое. Особенно полезно вести распи­сание тогда, когда приходится заниматься большим числом не чередующихся изо дня в день дел.

Форма записей может быть произвольной. Лучше вести их на страницах небольшого блокнота и вырывать страницы, заполненные записями уже выполненных дел. Например, можно использовать такую форму:

 

Дата

Дело

Срок

Исполнитель

Примечание

25.01

Отвезти доклад в трест

до субб.

КМВ

Перерыв с 14 до 15. Тел. 156-94-27

 

Таким расписанием я вполне обходился, когда был студентом и когда общее количество выполняемых дел, в том числе и бытовых, было невелико. Сейчас я прибегаю к такому расписанию лишь в экстренных случаях: например, составляю список того, что надо сделать пе­ред отъездом в отпуск, и постепенно вычеркиваю уже выполненное, или список дел при подготовке к праздни­ку, при поездке в другой город. Так как дела и нагрузки носят дифференцированный характер, то полезно также детализировать и расписа­ние работ.. Простейший способ детализации - вести два расписания, иметь два списка: один - постоянных занятий, другой - текущих дел. Выделение постоянных дел необходимо потому, что обычно время их выполнения, сроки, объем и т. д. уже четко фиксированы. Постоян­ными дела являются, конечно, только с точки зрения человека, составляющего расписание. Для одного еже­дневная «оперативка» у начальника постоянна, для другого вызов на нее -чрезвычайное событие. Теку­щие, разовые дела часто, бывает, не привязаны к конкретному сроку: встретиться завтра, позвонить денька через два, зайти как-нибудь и т. п. Их следует записывать в другой список и вычеркивать по мере выполнения.

Постоянные дела  -это своего рода карта, на кото­рую нанесены основные ориентиры распределения вре­мени. Это первый справочник на рабочий день, своего рода напоминатель. Лучше составлять расписание по­стоянных дел не сразу, а через неделю или месяц после начала работы на новом месте, после отпуска, каникул, длительной командировки и т. д.

После того как составлено расписание всех ваших дел (постоянных и периодических), надо переходить к основному этапу планирования времени - распределе­нию фонда времени, т. е. к привязке различных дел к конкретным срокам выполнения.

При этом надо учитывать сроки выполнения постоянных дел, сочетая их с распределением времени других сотрудников учреждения (руководителей и подчинен­ных), членов вашей семьи, если речь идет о внерабочем времени, и т. д. Распределять время особенно важно и ответственно для тех работников, которые не имеют стандартных, повторяющихся изо дня в день работ. Объем постоянных дел у них невелик, а основная обя­занность состоит в выполнении разнообразных заданий.

Наиболее часто встречающийся прием распределения времени в наших учреждениях - записи на листках перекидного календаря. По непонятным причинам этот способ не только распространился, но и стал зачастую единственным, хотя как техническое средство распре­деления времени перекидной календарь малоприго­ден. Тот, у кого много дел, прекрасно знает его недо­статки.

Календарь пригоден и полезен тому, кто работает почти не выходя из-за стола,. чьи обязанности заранее фиксированы и какие-либо экстраординарные, нестан­дартные дела возникают редко, являются своего рода событием. Для него календарь - главное средство ин­формации о текущем числе, а внизу есть свободное ме­сто для записи чрезвычайных дел.

Перекидной календарь родился из обычного отрыв­ного календаря и был для такого рода работников вполне приемлемым средством распределения времени. Но как основное, а тем более единственное средство распределения времени это совершенно непригодный инструмент. Он не более пригоден для этих целей, чем палочка для замены всех столовых приборов.

Нашими и зарубежными организациями выпускают­ся многочисленные разновидности календарей-книжек. В них для каждого дня выделена .или целая страница, или ее часть. Они отличаются от «перекидки» тем, что их можно носить с собой. Есть в них и другие удобства: часто они совмещаются с телефонной книж­кой, с блокнотными страницами для записи. Хорошо продуманные книжки имеют специальную закладку для выделения сегодняшнего числа или для этой цели на каждой странице есть отрывающийся уголок. В остальном они имеют те же неудобства, что и перекидные ка­лендари.

 

ГРАФИКИ

 

Недостаток всех описанных выше средств - отсут­ствие указания на продолжительность намеченных дел, вследствие чего не исключено, что последующая работа будет «наступать на пятки» предыдущей, хотя они и не записаны на один час. Приходится в голове прики­дывать: а когда же закончится заседание, записанное на 11 часов, и на какое время следует назначить следу­ющее мероприятие или встречу? Все виды календарей не приспособлены также для отражения постоянных дел, для которых приходится вести отдельный список.

Для учета постоянных дел и отражения их продол­жительности удобнее всего графики.

Наиболее пригодны своеобразные комбинации таб­лиц и графиков, известные под названием «графики Ганта». Сущность их состоит в том, что в первой слева графе перечисляются разного рода работы, люди, по­мещения - словом, объекты планирования. А в первой горизонтальной строке указывается время в различных измерениях (в зависимости от поставленной задачи): годы, месяцы, дни и т. д. Горизонтальные линии разных видов, проведенные слева направо, отмечают плановую продолжительность работ. Пунктирными линиями дру­гого типа отмечают фактическую продолжительность работ. Такой график является и средством контроля. График строится на бумаге или лучше на плотном картоне. Размеры графика определяются его содержанием. Обычно бывает достаточно стандартного бумажнаго листа для пишущей машинки. Его можно вклады­вать в еженедельники, перекидной календарь или прикреплять к столу, он как бы дополняет упоминавшиеся выше средства организации времени.

Сначала в график вносят дела, намеченные в рас­писании постоянных дел. В начале месяца (или семестра, года, квартала) заносят все заранее известные сведения: выходные дни, часы докладов подчиненных лиц, встречи с сотрудниками, доклады у руководителя, время постоянных заседаний, обеденные перерывы и т. п. Регулярно повторяющиеся мероприятия можно от­мечать в графике цветными чернилами или карандашами Постоянные дела удобнее не записывать, а отмечать какими-либо условными знаками или теми условными обозначениями, какие применялись в карточке учета времени.

По возможности надо стремиться выделить периоди­ческие работы, имея при этом в виду, что многие из них, обычно выполняемые как непериодические, у хоро­шего организатора личного времени легко превращают­ся в постоянные. Например, полезно выделить часы (по отдельным дням) для чтения специальных журналов, для чтения художественных журналов, для чтения га­зет, посещения кино и т. п. Это поможет регулярно просматривать литературу, заранее заказывать биле­ты и т. д.

Так получается график постоянных дел (см. рис.). В свободные места этого графика вполне можно зано­сить и ряд сведений нерегулярного характера, особенно такие, которые требуют многодневной предварительной подготовки: доклады, лекции, отчеты, заседания. Еже­дневно, придя на работу, следует отметить крестиком текущий день. График при этом превращается, по суще­ству, в календарь с указанием часов, он очень удобен.

 

За несколько дней до начала нового месяца заготов­ляется новый график и делаются пометки о делах, на­мечающихся на будущий месяц. Если заготовленного графика еще нет, временно можно делать пометки на полях старого, с тем чтобы потом перенести их в новый. Но лучше заранее заготовить достаточное число экземпляров бланков соответствующей формы.

Заполненные графики следует хранить в особой папке (за весь текущий год), они очень полезны как отчеты о проделанной работе, для анализа собственной деятельности, получения выводов о загрузке и т. д., если не проводится особого учета времени.

Недостатком графиков является небольшое поле для записи дел. Обычно квадраты делаются небольшие, так как иначе общее поле графика резко увеличится и он станет неудобным. Преимущество графика -  нагляд­ность загрузки в течение всего месяца, четко отмечен­ные постоянные дела.

Удобно комбинировать график с каким-либо другим средством организации времени - еженедельником, календарем-книжкой и т. п., в зависимости от условий работы. Например, я долгое время вполне обходился  графиком на месяц и еженедельником.

Чтобы легче было в случае надобности переносить невыполненные дела на графике, все записи лучше де­лать карандашами и отмененные мероприятия стирать. Для людей, у которых задания меняются редко, графи­ки очень удобны даже и при отсутствии всяких других средств. Во всяком случае, они значительно удобнее «перекидки».

Как легко заметить, и графики, как техническое средство организации времени, не решают проблему планирования не привязанных к срокам дел и далеки от идеала, когда речь идет о невыполненных делах, так как их приходится и стирать, и переписывать на новые дни. Поэтому параллельно всем этим средствам приходится вести расписание «бессрочных дел», а потом впи­сывать их в графики, еженедельник и т. п., периодиче­ски просматривая это расписание. Радикальное решение проблемы дает описанная ниже картотека оперативной работы.

Тем не менее указанных средств (в различных комбинациях) вполне достаточно для удовлетворения запросов значительного круга работников. Удачна, например, комбинация - график плюс календарная книжка. График дает общую картину, а в книжке ведутся подробные ежедневные записи. Следовало бы наладить выпуск таких книжек с заранее отпечатанными графиками на каждый месяц. Хорошо бы иметь в книжке по два экземпляра графика, причем один отрывной, для размещения на рабочем столе. Тогда в график можно было бы заносить только ссылки на книжку, в которой делана подробная запись. Заполнение таких заранее аготовленных графиков занимает мало времени.

 

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ВРЕМЕНИ В ТЕКУЩЕЙ ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЕ

 

В практике большого числа работников аппарата управления обычно бывает очень много дел, которые не привязаны к определенным срокам в течение дня, или дел, которые нельзя сразу привязать к какому-либо числу, хотя и известно, что их надо сделать в течение недели, декады, месяца. Часто приходится переносить дела с одного дня на другой потому, что их не удалось почему-либо закончить. Например, оперативный работник должен был в течение дня провести 5-10 телефонных переговоров, но кое-кого он не застал, кое-кто сразу не ответил, а попросил позвонить завтра с утра и т. д. Кроме того, работнику обязательно надо в течение дня съездить на два предприятия, а еще два желательно посетить сегодня или в ближайшие дни и т. д. Все эти работы трудно включить в график, так как одни придется часто переписывать на другие дни, другие же лишь условно можно записать на какой-то час (ведь безразлично, поговорите ли вы по телефону в 11 или в 12 часов, вы сделаете это, когда освободится время), третьи вообще негде записать. Словом, сам харак­тер работы зачастую делает малоэффективными опи­санные выше технические средства планирования вре­мени.

Для таких работ создано значительное количество технических средств, предназначенных для рационали­зации распределения времени. Одно из них - картотека оперативной работы, подробно описанная Н. Г. Левинсоном. Помимо распределения времени она служит и для оперативных взаимоотношений в ходе ра­боты.

 

КАРТОТЕЧНАЯ СИСТЕМА

 

Материальной основой этого метода служит картотечная система, которая по принципам своей организации, простоте и удобству как нельзя лучше соответствует идеям научной организации труда.

Со времени Тейлора в основе всякой рационализаторской деятельности лежат: расчленение работы, предмета, явления на составные части; устранение излишних с точки зрения конечного результата звеньев; оптимальное сочетание оставшихся составных частей. Карточки очень приспособлены для фиксации этих составных частей, сортировки, классификации, устранения ненужного, рационального сочетания оставшегося. Они применяются поэтому в самых различных областях зна­ния. Техника простейшего варианта картотечной системы несложна. Каждая отдельная запись - по отдельному вопросу, лицу, работе производится обязательно на от­дельной карточке. Карточка - это листок бумаги, раз­меры которого могут быть различными в зависимости от среднего объема записей.

Для хранения карточек, заполненных и чистых, ис­пользуются специальные ящики-картотеки. Ширина и вы­сота картотеки зависят от формата картонок, а длина определяется предполагаемым количеством карточек и требованиями удобства в работе; при длине ящика в 10 см можно хранить до 500 карточек.

Чтобы отделить различные группы карточек, вовсе не обязательно для каждой из них заводить особый ящик. Это можно сделать и в одном ящике с помощью специальных карточек-разделителей, которые вырезают из более плотной бумаги. Лучше иметь комплект разде­лителей разных цветов. От обычной карточки раздели­тель отличается и по форме: над верхним срезом име­ется особый выступ, который называют «тебом». Удоб­нее выступы на комплекте разделителей располагать не в одном месте, а вдоль всего верхнего среза карточки. Выступы разделителей используются для надписей или для наклейки уже заготовленных ярлыч­ков с надписями.

Такие картотеки используются и в оперативной ра­боте, да и во многих других областях личной работы и умственного труда.

Мы остановимся на применении самой простой кар­тотеки, какую сможет сделать каждый, используя под­ручный материал.

 

КАРТОТЕКА ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЫ

 

Для планирования и распределения времени в про­цессе оперативной работы можно использовать описан­ную выше простейшую картотеку. Наиболее удобен формат карточек 74Х105 мм. Соответствующего разме­ра должен быть и ящик. Картотеку можно хранить в одном из ящиков письменного стола. Карточки также можно нарезать самому из обрезков бумаги или исполь­зовать оборотную сторону машинописных листов, содер­жащих уже никому не нужный текст. Запас карточек хранить в конверте. Для карточек очень удобно исполь­зовать листки отрывного блокнота соответствующего формата. Блокнот можно всегда иметь с собой и вне служебного помещения - в дороге, на заседании. В крайнем случае можно соединить скрепкой комплек­ты - по 10-15 карточек, получив своего рода блокноты.

Картотека состоит из четырех отделов:

1.       Календарные задания.

2.       Задания, не отнесенные к определенным датам.

3.       Отдельные лица.

4.       Запас чистых карточек разных цветов.

Первый раздел - «Календарные задания» - содер­жит 31 картонный разделитель, на выступах которых написаны цифры от 1 до 31. За каждым разделителем кладутся карточки, на которых сделаны короткие запи­си дел с точной фиксацией исполнения.

Те карточки, на которых сделаны записи о делах, срок выполнения которых еще не определен, помещают­ся во второй отдел картотеки. В нем имеются четыре раздела: неделя, месяц, квартал, будущее. За первый разделитель помещают карточки, содержащие отметки о делах, к которым необходимо вернуться в течение не­сли; за второй - к которым надо вернуться в течение месяца; за третий - в течение года. За четвертым разделителем помещают карточки с записями дел и вопросов, о которых следует подумать на свободе, о нужных книгах и т. п.

Чтобы регулярно, например еженедельно, просматривать карточки второго отдела, необходимо в первом отделе картотеки помещать за соответствующими числами сигнальные (лучше цветные) карточки с надписью: «Просмотреть карточки второго отдела».

В третьем отделе необходимо иметь столько разделителей, сколько лиц находится в постоянной деловой связи с работником, ведущим картотеку. В качестве лиц можно рассматривать, как принято в юридической практике, и отдельные организации. В первую очередь надо выделить сотрудников, подчиненных, непосредственных начальников.

На каждом разделителе записывается фамилия, имя, отчество лица, название учреждения и обязательно телефон и адрес. В необходимых случаях записываются другие сведения: домашний адрес и телефон, график работы, время отпуска. Записываются и сведения о том, где и когда можно найти данное лицо в течение не­дели.

В четвертом отделе хранится запас чистых карточек, чтобы зря не тратить листки блокнота, сброшюрованные карточки и не держать на столе блокнот. Здесь же хранятся карточки разных цветов и запасные разделители.

 

КАК РАБОТАТЬ С КАРТОТЕКОЙ

 

Необходимо, чтобы на отдельной карточке была запись, относящаяся только к одному делу. По возможности надо записывать все предстоящие работы, какими бы мелкими они ни были. Ведь вовсе не обязательно обременять свой ум запоминанием таких дел. Человек для того и изобрел письменность, чтобы освободить ум для творческой работы. Вряд ли можно считать добродетелью то, что работник помнит десятки телефонов, – у него в голове остается меньше места для более существенных вещей. Возможности мозга ограничены, и, занимая его формальными сведениями, мы сокращаем то поле, которое можно использовать для творческой работы. Поэтому точная память на формальные вещи нужна работникам лишь некоторых профессий, напри­мер разведчикам. Конечно, не надо подражать некоторым ученым, которые славились своей феноменальной рассеянностью в бытовых вопросах. Вряд ли при такой рассеянности можно быть организованным человеком и в своей специальной области (разве что она не требует организованности по своему содержанию). Идеалом должен быть не человек-телефонная книга и не чело­век-адресный стол, а человек творческого ума. Поэтому надо приучить себя  записывать все формальные сведения, чтобы непроизвольно не перегружать свой ум.

На карточках, вкладываемых в первый отдел, надо обязательно записывать дату, чтоб при случайном вы­падении листка не испортить дело, забыв дату. Записи должны быть экономными и лаконичными. Чаще всего в виде краткого напоминания, особенно если речь идет об известном деле.

Но в то же время лаконичность не должна превра­щаться в письмена майя, для расшифровки которых понадобятся электронная машина или методы киберне­тики. Ведь не все обладают сообразительностью Остапа Бендера, который по газетному объявлению Васисуалия Лоханкина «Сд. пр. ком, в. уд, в. м. од ин. хол.» по­нял, что речь идет о прекрасной комнате со всеми удоб­ствами, с видом на море, сдаваемой одинокому интел­лигентному холостяку.

О служебных делах следует делать более подробные записи, чтобы в случае вашего отсутствия по болезни и другим причинам эти записи понял замещающий вас сотрудник. Нередко именно полная неразбериха в делах, записях, в содержимом рабочего стола делает «совершенно незаменимым» работника, обязанности которого элементарны и вполне могут быть выполнены любым другим сотрудником. Наблюдая за состоя­нием дел в деканатах Московского университета, уче­ном совете и т. п., я не раз думал о том, что вольно или невольно некоторые работники из-за собственной неор­ганизованности создают иллюзию своей незаменимости. Случалось, что целый факультет ждет неделю-две, пока выйдет на работу технический секретарь ученого сове­та, так как руководители в свое время не научили и не потребовали от него соблюдения такого порядка в де­лах, чтобы любой лаборант разобрался и в столе и в папках за час-два. Я был свидетелем того, как один ас­пирант более месяца сидел без прописки и общежития в Москве только потому, что представление о зачисле­нии его в аспирантуру лежало в министерстве, ожидая возвращения из отпуска инспектора, в бумагах которого никто не мог разобраться.

Ежедневно, придя  на работу, прежде чем приступить к какому-либо делу, надо просмотреть все карточки, лежащие за сегодняшним числом, сгруппировать их в предполагаемой последовательности выполнения и поместить впереди первого отдела. Вечером карточки с записями о выполненных делах возвратить за карточку, помеченную этим числом, а невыполненные распределить по новым датам. Если за сегодняшним числом стоит сигнальная карточка - просмотреть отдел второй.

После того как задание выполнено, карточку можно уничтожить. Но лучше сделать на ней отметку о выполнении и в специальном ящике хранить в конвертах месячные комплекты таких карточек, а так как на них есть числа, то получится очень полезный и исключительно полный архив. Использовать его можно по-разному: для анализа своей работы, составления разного рода отчетов, получения справок и т. п. Если на карточке стоит несколько дат, то это будет означать, что выполнение дела или откладывалось, или на него было затрачено несколько дней.

Просматривая карточки второго отдела, надо пытать­ся определить даты выполнения, надписать эти даты в переставлять карточки в первый отдел. Если еще нель­зя определить точный срок, то карточку оставляют во втором отделе до следующего просмотра. Сигнальные карточки лучше помещать дважды в неделю, например по понедельникам и четвергам. Надо стремиться перенести карточку из тематического плана в календарный.

В карточку можно включать не только эпизодические разовые задания, но и постоянные. Для этого кубики и треугольники с графика постоянных работ надо увеличить до размеров карточек разных цветов (чтобы отли­чить постоянные дела от разовых). Например, ежене­дельно в понедельник доклад у руководителя в 11.00. Заготовляем карточку, положим, красного цвета с со­ответствующей надписью и ставим ее на ближайшее число месяца, соответствующее понедельнику. После то­го как этот день прошел, переставляем эту же карточку на другой понедельник и т. д. Такие же карточки заго­товляются для всех постоянных дел. Операции с кар­точками постоянных заданий напоминают манипуляции с сигнальными карточками-напоминателями. Для наглядной картины загрузки месяца рядом с картотекой полезно иметь и график.

Если надо работу делать ежемесячно, но точная дата ве установлена а дается своего рода «вилка», можно иметь и такие карточки: «Ежемесячно, 20, не позднее 25, представить отчет». Эту карточку ставят за разделитель с цифрой 20 и передвигают, пока работа не будет выполнена. Карточки такого рода тоже лучше делать цветными. Это нечто среднее между постоянным задани­ем и не привязанным к определенному сроку делом. На постоянных карточках регулярно делаются отметки о каждом выполнении (например, о каждом состоявшем­ся заседании). Это нужно для учета работы.

К карточкам третьего раздела следует обращаться в том случае, когда:

1) пришел (или позвонил) человек, фамилия кото­рого стоит на одном из разделителей;

2) при письменном обращении к нему или перед предстоящим телефонным разговором;

3) перед посещением одного из указанных лиц или при случайной встрече с ним (если картотека с собой).

Естественно, что все сказанное выше относится и к организации, занесенной в этот отдел.

За прокладки третьего отдела целесообразно поме­щать так называемые «карточки заданий» специально­го формата.

 

Задание №_____

 

Кем дано

Кому дано

Когда дано

Срок выполнения

Когда получено

Когда возвращено

Содержание задания

Содержание исполнения

 

Такие карточки следует заготовить заранее. Хорошо сброшюровать их по три со вставленной копиркой. За­полнив три карточки сразу, один экземпляр ставим в первый отдел - к определенному числу, второй - в тре­тий отдел - соответствующему лицу, третий экземпляр лучше передать исполнителю.

Карточки такого формата можно отпечатать заранее в типографии для всего учреждения. При этом следует учесть, что на них можно записывать и другие дела, например заметки о телефонном разговоре, поэтому они могут служить для всей картотеки.

Очень важен вопрос о том, следует ли носить кар­тотеку с собой. Если она небольшая и вмещается, на­пример, в папиросную коробку или портсигар, то целесообразно. Если же велика, то надо всегда иметь с со­бой комплект чистых карточек, чтобы заполнять их по мере возникновения дел и потом помещать в картотеку.

Карточки, относящиеся к числам следующего за календарным месяца, собираются в конце первого отдела и распределяются в картотеке в первый день нового месяца после извлечения карточек с выполненными де­лами. При умелом использовании картотека заменяет почти все другие средства распределения и планирования времени. Единственный ее недостаток - отсутствие на­глядности - можно компенсировать, заведя какой-либо график.

Надо привыкнуть иметь при себе карточки и сразу все записывать: вам ли дано задание или вы его даете.

Фиксировать на карточках надо все дела, чтобы не хранить в записной книжке дополнительные записи.

Надо правильно помещать карточки за разделите­лями картотеки.

Надо своевременно просматривать карточки и на сегодня, и в других разделах картотеки.

На собрании, в кабинете у начальника  -нигде не стесняйтесь сразу записывать задания на карточки.

Картотека - очень удобное средство, но она значительно сложнее других, и для ведения ее требуется больше времени. Поэтому вести ее следует только при действительной потребности в этом, а в других случаях обходиться более простыми средствами.

 

 

БУДЬ РАЦИОНАЛИЗАТОРОМ

 

(Ответ читателю)

 

БОЛЬШОЕ И МАЛОЕ

 

Читатель. Как и многие люди, я не раз пытался внести в свою работу рациональные начала: строил планы, чертил схемы, заводил картотеки и папки и т. д. И, откровенно говоря, ничего из этого не получилось. Обычно все рушилось на первых же шагах. У меня да­же появилось неверие во все эти личные НОТ, и я плыву по знакомым волнам текучки, авралов, раскачек...

Автор. Может быть, вам не хватает настойчивости, характера, чтобы переломить ход событий?

Читатель. Дело не во мне. Режим, стиль, темп моей служебной работы заданы не мной. Вы не хуже меня знаете, что причины текучки, например, лежат за пре­делами моего рабочего места, а порой и за воротами нашего учреждения. Поэтому главное и основное - это укрепление всей системы управления в стране. Мне по­нравилась ваша книга на эту тему, которая недавно вышла в «Экономике», -  «Эффективное управление». Вот наведем порядок в целом, тогда и займемся личным трудом.

Автор. Я с вами и согласен и не согласен. Согласен в том, что главное  - совершенствование управления в целом: его структуры, подбора кадров, процесса плани­рования, технологии. И не согласен, что только после этого можно заняться организацией своего труда.

Читатель. Но разве общее не определяет частное?

Автор. Здесь не механическое соотношение, а слож­ная органическая связь. Никогда не будет ситуации, о которой вы говорите: сначала закончим улучшать уп­равление в целом, а потом займемся личным трудом.

Процесс улучшения управления бесконечен - как и развитие самой экономики. Бывают периоды больших изменений, бывают периоды относительной стабильно­сти. Но всегда идет совершенствование. Поэтому рас­суждение по схеме: кончим одно, начнем другое - тут неправильно. Если ему следовать, мы никогда к орга­низации личной работы не приступим: всегда будут проблемы в планировании, в стимулировании, в струк­туре и т. д.

Читатель. Я, пожалуй, с этим доводом согласен. То, чему мы научились за последние десять-пятнадцать лет, как раз и сводится к выводу о необходимости непрерыв­ной работы по улучшению организации и управления.

Но почему все же вы считаете, что можно как бы отдельно улучшать личную организованность? Ведь лич­ное определяется состоянием общих дел.

Автор. Во-первых, многое в организации личной работы относительно обособленно, самостоятельно. В ап­парате самостоятельного завода или в аппарате вновь созданного объединения - везде нужно иметь хорошо организованное рабочее место, везде надо уметь высту­пать и т. д.

Во-вторых, и это самое главное, улучшать «большое управление» могут только лица, которые по самому своему духу должны быть рационализаторами, которые постоянно стремятся сделать более совершенным то, что уже есть. И сделать немедленно, не дожидаясь каких-то чудес сверху.

Как это ни странно на первый взгляд, «большое уп­равление» нельзя улучшить, не занимаясь организацией личной работы.

Никакое даже прекрасно построенное предприятие или учреждение не сможет в современных условиях нор­мально функционировать, если руководитель и его под­чиненные не будут работниками нового типа, привык­шими экономить время и ресурсы, рационализировать все и вся.

В. И. Ленин подметил, что люди, способные созда­вать самые смелые проекты коренной реконструкции для будущего, робеют перед элементарной, вполне доступной канцелярской рационализацией, которую надо сделать сегодня.

Смелые проекты иногда оказываются лишь оправда­нием повседневной нерешительности. В возможность совершенно иного порядка вещей легче поверить, чем практически что-то изменить в существующем. Ведь «проект» не требует никаких усилий по реализации, и о нем можно годами мечтать по дороге домой.

Такие работники и об ЭВМ в основном мечтают как об идеале, никак не связанном с повседневностью и ни­чего от них сегодня не требующем. «Стоит ли возиться, вот будут машины, и все изменится». Словом, кто-то сожжет волосок бороды, и возникнет дворец, ты ста­нешь писаным красавцем и в красных сапожках войдешь в него. Так бывает только в сказках. Это потребитель­ский подход к совершенствованию управления. Не оби­жайтесь, но у вас этот мотив звучал: пусть где-то и кто- то изменит управление, и тогда я начну улучшать свой труд.

Гастев еще в 20-е годы утверждал, что рабочий, ко­торый сегодня не выработал в себе рационализатора, будет и к машине относиться как потребитель, так же неряшливо и неорганизованно, как к нынешней работе, нынешним обязанностям. И никакая механизация ему не поможет.

Заполучить готовую машину нетрудно. В тысячу раз труднее научиться быть рационализатором. А без этого машину при первой же поломке забросят, не говоря уже о том, что ее плохо будут использовать и пока она цела. Как говорится, для мастера и кривой гвоздь - находка, а неумеха и прямой согнет.

Если администратор - человек дела и привык все рационализировать, то, получив ЭВМ, он прежде всего подумает о том, как ее рациональнее использовать. А ес­ли он «машинный романтик», который лишь мечтал об ЭВМ и воспитал в себе потребителя, то, получив гото­вую машину, он скорее сломает ее, чем усовершенст­вует.

Мне часто приходится встречаться с охотниками рассуждать об ЭВМ и создавать проекты полной авто­матизации своего учреждения. Когда им говоришь о не­обходимости рационализировать нынешнюю работу, вводить нормы, культурно организовать делопроизводст­во, стандартизировать работу, у них весь интерес к ра­боте пропадает.

Только правильный подход к рационализации работы (а начинается она с рационализации личного труда, личного времени) может избавить от тех неудач, которыми нередко еще сопровождается применение у нас и зарубежных новинок, и наших новых управленческих машин.

Читатель. В институте, работающем над проблемами кибернетики, покоится в шкафу хорошая чехословацкая машинка для заточки карандашей. То ли в ней что-то сломалось, то ли она просто не смазана, то ли о ней забыли. А ведь сначала все восторгались ею, никто не хотел чинить карандаши без нее. Что же произошло?

Автор. Дело в том, что такая машинка работает скорее, чем другие, всего на несколько секунд, и потреб­ность в ней имеется по-настоящему там, где экономят секунды. Там за ней следили бы, изучали, берегли, мо­жет быть, даже еще усовершенствовали. А там, где и потерю часа считают пустяком, машинка становится игрушкой, интересной до тех пор, пока она крутится, до первой серьезной поломки.

Читатель. Я в колхозе одном видел: в правлении есть счетная машина, а все считают на счетах. Спрашиваю: почему не считаете на машине? Отвечают: да что-то там в ней случилось...

Автор. Вот именно - «что-то», а что - никого не интересует. Потому что эти работники - потребители, а не рационализаторы. Чтобы любая управленческая машина успешно внедрялась и, главное, применялась, надо, чтобы наши работники воспитали в себе рациона­лизаторов сегодня, на сегодняшней работе, в сегодняш­них условиях.

Вот откуда вытекает необходимость научной органи­зации труда вообще и личной работы в частности и ог­ромное значение ее для будущего. Повышение произво­дительности труда за счет улучшения личной работы важ­но и само по себе, но еще важнее ее роль для общего дела улучшения управления. «Не жди как пас­сивный потребитель того, о чем звонят популяризаторы. Не жди, что, как счастливый дождичек, придет форд из Америки. Совершенствуй постоянно то, что есть, и ты научишься быть рационализатором»,- писал А. К. Гастев. И еще он писал, что в России рано или поздно появится передовая техника на основе широко прове­денной электрификации. И чем решительнее ринется молодое поколение к работе с тем, что есть под руками, тем больше и деловитее оно поверит в неизбежный при­ход машины и приблизит его.  

Рационализация управления и рационализация лич­ного труда - это не следующие друг за другом звенья,  а две стороны одного процесса. Это и было одной из причин, побудивших меня написать о личной работе, проблеме частной и весьма далекой, казалось бы, и от структуры органов управления, и от ЭВМ, и от механиз­ма стимулирования технического прогресса.

Читатель. Если я вас правильно понял, речь идет о воспитании личной, субъективной активности рацио­нализатора. И вы считаете, что свой стол и шкаф, свои личные дела как раз и являются полем, на котором мо­жет вырасти рационализатор?

Автор. Именно так. В этой области на работе - а еще больше дома - достаточно простора для того, чтобы задумать улучшение, внедрить его, добиться эффекта и, наконец, обрести твердое чувство творца нового, уве­ренность рационализатора. Потом будут другие дела, но навык, подход - останутся.

Читатель. А если вокруг все плохо организовано, что толку от одной организованной клеточки? Ведь это бес­смысленная картина: на одном столе все бумаги лежат по папочкам, а на других они валяются и теряются? Я, конечно, сознательно огрубляю картину.

Автор. Что все-таки лучше? Учреждение с плохой в целом организацией и плохой организацией личных мест или учреждение, в целом плохо организованное, но в нескольких клеточках которого уже поселился мик­роб рационализации? Ясно, что в данный момент конеч­ный итог у обоих учреждений одинаково плох. Но не­трудно понять, что через год у первого все будет по- прежнему, а у второго есть надежда увеличить число клеток рациональности. Это только надежда, но она есть.

А теперь вернемся к той текучке, с которой мы на­чали беседу.

Конечно, причины текучки лежат за пределами тех­ники и даже вне организации личной работы. Техничес­кие средства сами не ликвидируют текучку, их роль и значение нельзя преувеличивать. Но они позволяют быстрее переваривать текучку, ориентироваться в ней. Образно говоря, ты по-прежнему плывешь по ее руслу, но у тебя появляются руль и весла: можно ускорять или замедлять движение, можно лавировать. Техничес­кие средства не дают радикальных решений, но лучше иметь даже ограниченные методы, чем пассивно ждать, что кто-то придет и как-то все изменит. Лучше иметь хотя бы такой руль, как график, чем метаться из сторо­ны в сторону под ударами волн. Текучка скорее будет устранена, если сделать первый шаг к ее упорядоче­нию  -использовать средства организации, графики, картотеки и т. п.

Компас не устраняет ни бурь, ни течений, но именно он позволяет морякам бороздить моря и океаны.

Конечно, рационализация управления имеет свою ло­гику. Нельзя создать вычислительный центр завода до того, как определены права завода в области планиро­вания и соответственно объем работы для ЭВМ. А воп­рос о правах завода надо решать в связи с вопросами о том, войдет ли этот завод в объединение, какими пра­вами будет обладать объединение, чем будет занято ми­нистерство и т. д.

Техника управления - одно из средств рационализа­ции. Но не следует думать, что нельзя вообще занимать­ся рационализацией техники управления, если, напри­мер, не завершен процесс создания объединений. Нема­ло есть средств, которые можно и нужно внедрить сей­час и которые сразу же дадут эффект. Причем начинать надо с внедрения элементарных средств организации.

Многие думают, что научную организацию труда можно вводить только при хорошем оборудовании, ма­шинах, электронике. На самом деле это не так. Научную организацию нужно вводить и в современной механизи­рованной и автоматизированной конторе, но можно вве­сти и в любом шалаше, любом овраге.

Читатель. С этим я согласен. Можно даже на вычис­лительном центре не иметь хорошей организации. К со­жалению, так бывает, и это снижает эффект от ЭВМ. Я не раз видел, как в плохо организованном учреждении и после внедрения нового порядка планирования и эко­номического стимулирования работа во многом продол­жалась по старинке. Видимо, люди не привыкли быть рационализаторами в обычных условиях, в повседневной жизни. Если следовать вашей логике, то срывы проис­ходят потому, что человек и при новой системе плани­рования не научился быть рационализатором за простым рабочим столом. Изменения должны произойти не толь­ко в самом управлении, но и в людях. Рационализатором действительно надо быть всегда, в любых условиях.

 

КАКИМ НЕ НАДО БЫТЬ

 

Автор. Если вы согласны с тем, что надо рациона­лизировать свой труд всегда и в любых условиях, то я хотел бы привлечь внимание к другой проблеме: каким рационализатором не надо быть. Нельзя превращаться в горе-рационализатора, кото­рый постоянно все меняет ради самих переделок. Лишь бы говорили: смотри, какой неугомонный, все чего-то ищет! Рационализация не самоцель, она всегда должна быть подчинена задаче повышения эффективности тру­да. Писатель В. Орлов рассказывает об «изобретателе», который все учреждения обегал, добиваясь «рационали­зации» календарей: пусть они переворачиваются не спра­ва налево, а наоборот. Может быть, хуже от такой ра­ционализации не стало бы, но, несомненно, и выигрыша она не может принести. Затрат на перестройку уйдет больше. Ради чего же переделывать?

О такой горе-рационализации хорошо писал, кто бы вы думали? Гоголь! Вот послушайте-ка отрывок из «Мертвых душ».

Когда Чичиков спросил владельца имения полковни­ка Кошкарева, можно ли купить у него мертвые души, последовал ответ:

- Сколько могу видеть из слов ваших, - сказал пол­ковник, нимало не смутясь, - это просьба:  не так ли?

- Так точно.

- В таком случае изложите ее письменно. Просьба пойдет в комиссию всяких прошений. Комиссия всяких прошений препроводит ее ко мне; от меня поступит она в комитет сельских дел; там сделают всякие справки и выправки по этому делу... Чичиков оторопел.

- Позвольте, - сказал он, - этак дело затянется.

- А, - сказал с улыбкой полковник, - вот тут и вы­года бумажного производства!..

...Чичиков решился отправиться сам поглядеть, что это за комиссии и комитеты...

...Комиссия всяких прошений существовала только на вывеске. Председатель ее, прежний камердинер, был переведен во вновь образовавшийся комитет сельских построек. Место его заступил конторщик Тимошка...

- Да никакого толку не добьетесь,- сказал проводник, - у нас бестолковщина.

В конце концов Чичиков получил ответ, среди пунктов которого говорилось, что души, мертвые и живые «все в совокупности не только заложены без изъятия, но и перезаложены...».

- Так зачем же вы мне этого не объявили прежде? Зачем из пустяков держали? - сказал с сердцем Чичиков.

- Как же я мог знать об этом сначала? В этом-то и выгода бумажного производства, что вот теперь все как на ладони, оказалось ясно.

Читатель. Такие рационализаторы у нас встречаются и сейчас. За внешностью гонятся: цветы, дорожки, модерн... Все чудесно, неясно только, достигнут ли эффект в работе. Если и при цветах счетные машины по-преж нему в одну смену работают, то настоящей рационали­зацией тут не пахнет, а пахнет тем, что в газетах называют парадностью и шумихой, а в народе-показухой.

 

О ТВОРЧЕСТВЕ

 

Автор. И еще об одном нам надо поговорить: как творчески подходить к советам, которые даны в этой книге. Ведь в различных книгах можно встретить и не­мало других. Есть много видов календарей, машин, гра­фиков, картотек. Но главная проблема в рационали­зации связана не с машинами, а с пониманием идей научной организации труда.

Эта книжка - не научное исследование по личной работе. Это и не поваренная книга, заполненная готовы­ми рецептами: возьми то, досыпь того, через столько-то минут добавь другое и т. д. Если вас интересует раз­вернутое описание методов, то их придется собирать из большого числа специальных книг. Моя же главная цель - на отдельных примерах разъяснить основные идеи рационализации личного труда.

Приемы, которые тут описаны, известны давно. Очень хорошо, если они в прежнем виде будут полезны кому-нибудь сейчас. Но главное - понять тот дух, те прин­ципы, которыми люди руководствовались, создавая их.

И тогда станет ясной главная проблема рационализации - как творчески работать.

В выборе методов используй основное правило рацио­нализации: не ходи, если можно стоять, не стой, если можно сидеть, не делай усилий больше, чем того требует результат.

Во многих письмах, которые я получил после выхода первых изданий книги, повторяется одно и то же: чита­тель описывает свою ситуацию и требует от меня ответа. Трое ребят так и спрашивают: как нам быть, чтобы и работать, и учиться, и в кино ходить, и спортом зани­маться.

Такие вопросы означают, что не понято самое глав­ное: НОТ нельзя вводить по принципу «увидел-пере­нял». НОТ нельзя рекомендовать со стороны.

Читатель. Почему? Разве вы сами не даете советов?

Автор. Даю. Но не для того, чтобы их механически применять. Даже такой элементарный вопрос, как вы­бор типа календаря-книжки, требует анализа конкретных условий, да и ситуации быстро меняются. Я сегодня что- то порекомендую, а у вас через месяц условия измени­лись. Значит, главное в НОТ - усвоить идеи НОТ и са­мому постоянно, повседневно их применять. Вот почему я стараюсь не рецепты выписывать - от них пользы ма­ло, а советую еще раз вдуматься в принципы НОТ.

Поймет меня не тот, кто зазубрит описанные при­емы. Надо обдумывать их, а не пассивно воспринимать то, что оставил на столе предшественник. Главное - придумать свое. Возможно, вы придете к выводу, что моя рекомендация приемлема, или решите, подумав, что прием, использовавшийся раньше, вполне пригоден. В обоих случаях я буду доволен, так как увижу, что вы уже осмысленно используете метод. Словом, как у Моль­ера: ты наконец узнаешь, что говоришь прозой.

Описать все особенности различных профессий и дать универсальные советы просто невозможно. Надо привить рационализаторский подход, и тогда можно не опасать­ся за принятые решения.

Читатель. Словом, если я правильно понял, нет плохих средств, как нет и средств, пригодных для всех ус­ловий? Надо творчески выбирать, переделывать, приспо­сабливать.

Автор. Верно. Главное - думать о любом методе так, чтобы понять, что в нем сильное, а что слабое. И выби­рать тот, который в твоих условиях обнаруживает именно силу. Не хватай первое попавшееся средство, а рассмотри весь набор и потом приступай к работе. Работа - не  спасение утопающего, где важнее всего не потерять время. Работу скорее заканчивает тот, кто предварительно все обдумал. Конечно, древние инки создали сооружения, перед которыми в недоумении останавливается историк. Архимед интегрировал, ничего не зная об инте­грировании. Но сознательно используя метод, понимая его воз­можности и ограничения, они, несомненно, пошли бы еще дальше, добились большего.

 

О ЛИЧНОМ И ОБЩЕМ

 

Читатель. Меня волнует еще один вопрос: не очень ли мы вмешиваемся в сферу личных интересов человека?

Автор. Это важный вопрос. Во время одного из обсуждений первого издания книжки девушка-работница сказала: «То, что говорит автор, возможно, и верно, но кто дал ему право вмешиваться в мою личную жизнь, заставлять меня учитывать время, применять тот или иной прием? Может быть, я счастлива, когда ничего не делаю?»

Я объяснил ей, что поскольку речь идет об отдыхе - ее личное дело, как его проводить. Хотя и тут я сове­тую послушать специалистов: врачей, ученых. Но на работе производительность каждого, его методы - не только личное дело, но и дело всего общества. Из моза­ичных камешков наших личных работ складывается картина всей жизни нашего учреждения, города, страны.

Если ты считаешь, что никто не должен вмешивать­ся в твою работу, то это значит, что ты не интересуешь­ся общими итогами коллективного труда или хочешь получить долю из результатов, добытых коллективом, сохраняя за собой полную свободу действий. То есть пусть рационализируют свой труд и эффективнее рабо­тают другие! Это или анархизм, или эгоизм. Поэтому, если хочешь личных успехов,-добивайся успехов об­щих, а для этого примени и к своей работе тот критерий рациональности, который ты хочешь видеть в делах страны. Только так можно логично рассуждать, если не выделять себя из общества и не противопоставлять себя другим. Если не стремиться жить за счет других.

Читатель. Выходит, что не только общественные, но и личные интересы заставляют рационализировать свою жизнь, свою работу?

Автор. Верно. И я хотел бы, чтоб моя книга помогла это сделать. Графики, карточки, еженедельники - не просто «бумажки». «...Письменности призрак неприкры­тый всех тиранией буквы подчинил», - сказал Фауст Ме­фистофелю.

Но бумажка бумажке рознь. Тейлор говорил, что рост количества «непроизводственных работников» по отношению к числу производственных означает рост эко­номии, если... если «непроизводственные» все время за­няты выполнением действительно нужных функции. Увеличение числа «бумажек» за счет появления карто­чек не только не будет канцелярщиной, но и окажется ее смертным врагом, если эти карточки сокращают пу­стую трату времени и сил.

Надо брать пример с Ленина. Он воевал с бумаго­творчеством и в то же время требовал, чтобы умели правильно составлять бумаги. Он-то знал, что умело со­ставленный документ экономит время, а плохая бумага - это камень, рождающий лавину «дополнений» и «разъяснений».

Конечно, можно любое дело свести к абсурду. И лич­ную рационализацию тоже. Посмотрите на столы во многих учреждениях - каких только блокнотов и папок там нет! Это как раз такое разнообразие, которое хуже всякого однообразия. Если люди действительно стремят­ся к рационализации, вряд ли в одном отделе будет собран весь арсенал средств, выпускаемых промышлен­ностью. Получится такая пестрота, которая говорит не о творческом, а о случайном подходе к технике личной работы.

Культуру, рационализацию надо внедрять с обеих сторон: и аппарат управления - потребитель должен быть требовательным, и промышленность - поставщик должна прививать вкус к эффективным средствам орга­низации личного труда.

Читатель. Словом, не всякая самодеятельность и творчество полезны. Иногда надо сверху внедрять стан­дартное, но наиболее эффективное изделие.

Автор. Конечно. Важнейшее преимущество централи­зованной, плановой экономики - возможность не эмпирически, не ощупью найти лучший вариант, а заранее его рекомендовать.

И все же я еще раз в заключение хотел бы напом­нить о необходимости самому конструировать правильную организацию своего труда.

Известный теоретик военного искусства Клаузевиц, заканчивая курс лекций по военному делу, сделал важное заключение: если теория что-то и советует, то мы предоставляем самому полководцу делать выбор в меру своего собственного мужества, своей предприимчивости, своей веры в силы. А потому делайте свой выбор в меру своих внутренних сил, но помните, что великим не сделался ни один полководец, лишенный дерзновения.

Главное требование к рационализатору - творческий подход к работе, результатом которой является повыше­ние эффективности его труда сегодня, сейчас, на своем рабочем месте. И разумеется, его поиск должен быть постоянно устремлен в будущее.

«Рационализация - это битва настоящего с буду­щим - писал журнал «Техника управления» в 1927 году. - Кто видит только настоящее, тот никогда не двинется вперед. Кто видит только будущее, никогда не приблизится к нему. Рационализатор тот, кто видит бу­дущее и настоящее и прокладывает мост между ними».

Техника личной работы - один из таких мостов. Кто научится управлять собственным временем и организо­вывать свое рабочее место, тот научится рационально организовывать и завод, и учреждение и, можно сказать, научится по-настоящему управлять обществом.

Hosted by uCoz