Г.Х.Попов
Организация
времени
(из книги «Техника личной
работы»)
Среди фантастических рассказов Г. Уэллса есть история химика, которой изобрел «ускоритель». Принятый внутрь, он настолько ускорял работу сердца, нервов, мозга и мускулов, что казавшиеся прежде «мгновеннымиl» процессы превращались в продолжительные и медленные.
Этот рассказ, как и некоторые
другие произведения великого фантаста, очень верно отразил одну из характерных
проблем XX века - проблему времени.
Карл Маркс писал, что все
виды экономии в обществе сводятся в конечное счете к экономии времени. Если
проблема времени так обширна, то, казалось бы, бессмысленно писать о ней, так как
пришлось бы говорить о всех проявлениях и методах челояеческого труда, о всех
природных и социальных факторах роста его производительности. Но, как уже
отмечалось, нас интересует личное время работника управления. Поэтому речь должна
идти не о всех, а о специальных правилах экономии времени, о способах наиболее
рациональной организации личного труда. И
наконец, нас интересует техника этой организации.
В современной атмосфере быстро и непрерывно меняющейся
жизни работник постоянно торопится и постоянно ощущает недостаток времени.
«Упущение времени смерти невозвратной подобно»-это твердо знал еще Петр I. Современный человек от многого отказывается из-за
недостатка времени: «Как жаль, что сутки имеют только 24 часа!» За этой общей
жалобой скрыта и общая ошибка.
Ф. Энгельс в «Диалектике природы» задает вопрос: знал
бы человек больше, если бы он имел не пять, а шесть органов чувств? И отвечает:
нет, не знал бы. Например, муравьи видят инфракрасные лучи, недоступные
органам чувств человека. Но мы, хотя и не видим инфракрасных лучей, знаем о них
неизмеримо больше, чем муравьи. В частности, мы знаем, что муравьи видят их.
Так и со временем. Если бы в сутках было больше часов, то и тогда их не хватало
бы. Проблема не в нехватке часов, недостаточности органов чувств и т. п., а в
умении правильно, рационально использовать то, что есть.
Организованному человеку хватит и 24 часов, какими бы
насыщенными они ни были. А у неорганизованного, по образному сравнению О. Генри
в «Романе биржевого маклера», время ведет себя, как люди в вагоне трамвая в
часы «пик»: минуты и секунды толпятся в проходах, на передней и задней
площадках.
«Может ли биллион долларов устранить убыток? Нет,
биллион только усилит трудности на биллион долларов. Ведь биллион долларов
имеет целью только увековечить господствующие ранее методы... Тогда как убыток
как раз из этих методов и вытекает». В этом парадоксе Форда отражена главная
проблема - проблема организации.
К сожалению, микроб разбазаривания времени проник в
нашу работу. Нередко она совершенно не уложена в какие-либо временные рамки.
Руководитель приходит то в десять утра, то в час или в два. Назначено собрание
в 12 дня - будьте уверены, что оно начнется не раньше часа. Когда у работника
по горло срочной работы, как назло друг за другом идут посетители. У всех
сотрудников «вдруг» появляется
бесконечное количество требующих неотложного ответа вопросов и дел, мешающих
выполнять крайне нужную и срочную работу. Часы приема посетителей неизвестны;
часы заседаний - тоже. Только начал работать - «пожалуйте на заседание». И в результате
уходят часы и дни без осязаемых результатов.
За получением пустяковой справки приходится порой
стоять несколько часов только потому, что в общей очереди к начальнику стоят
люди и с минутными, и с часовыми делами. Руководитель не анализирует, сколько
времени отнимают разные категории посетителей, и не распределяет часы приема
между этими несколькими группами. Зайдите в отделение милиции: там стоят люди
и в ожидании одной подписи, и с делом о прописке, требующим тщательного
выяснения. А в поликлинике? Участкового врача ждут и те, кого надо только осмотреть,
и те, кто пришел впервые и должен быть всесторонне, по-настоящему обследован.
И не удивительно, что среднее время приема - 15 минут - оказывается фикцией,
назначенный час приема тоже фикция, а практически устанавливается живая
очередь, и пациенту приходится затратить весь вечер.
Аналогичную картину можно встретить и на почте: стоят
за марками, переводами, бандеролями в одной очереди. Зайдите в овощной магазин: банку консервов отпускают там же, где
и весовой товар, об этом даже специальное объявление написано.
Таких примеров можно привести бесконечное множество.
Общее в них то, что работники не интересуются, сколько же времени затрачивают
они сами и другие люди на разные дела, не думают, как можно ускорить работу,
обслужить больше покупателей, осмотреть больше больных, помочь и себе и людям
сэкономить время.
Конечно, мы встречаемся не только с безразлнчным отношением
к своему и чужому времени: в газете сообщалось, например, о новом порядке
приема в одном и исполкомов, когда секретарь председателя вначале за 10-20
минут опрашивал всех о характере их дел, потом распределял время приема и сразу
сообщал посетителям, к кому обратиться по интересующему их вопросу. В больших
магазинах вводится дробная специализация отделов (штучные и т.д.). К сожалению,
в проведении специализации руководствуются чаще характером товара (галантерея,
трикотаж и т. п.), а не тем, сколько времени требуется для реализации единицы
товара, т. е не думают о главном: о сокращении затрат времени покупателя и
продавца.
...Третий час сижу в министерстве. Нервничаю. А в
кабинет все входят и выходят какие-то люди - то ли сотрудники министерства, то
ли просто сообразительные посетители. Идут без стука (хотя висит предупреждение),
не обращая внимания на секретаршу. И неизвестно, сколько они там пробудут.
Возмущаюсь: неужели нельзя запретить подчиненным приходить в часы приема? Неужели
руководитель не может сделать так, чтобы больше одного посетителя у него не
сидело? Наконец меня приняли, вопрос решен, возвращаюсь в университет и спешу
доложить руководству. Перед кабинетом сидят и стоят несколько человек - сегодня
прием. Ну да ладно, мне можно и зайти. Да и вести хорошие. Без стука, без
очереди вхожу, на нервные взгляды стоящих не реагирую.
Обычно человек замечает недостатки в работе соседнего
отдела, вышестоящей организации, чужого предприятия и т. д., когда он сам
выступает в роли посетителя, покупателя, больного. Словом, когда он
оказывается не королем, а подданным - как в «Принце и нищем» Марка Твена. Тут
он с благородным гневом обрушивается на неорганизованность, волокиту,
бюрократизм. Но эта абстрактная, вовне направленная критика часто прекрасно уживается с личной
неорганизованностью и личным бюрократизмом.
Чаще всего не экономит время других тот, кто не
бережет и своего времени. Он потому и опаздывает на собрание, что не считает 15
минут потерей, стоящей того, чтобы о ней говорить. Подумаешь, принял человека
на 20 минут позже! И не думает о том, что, может быть, этот человек прекрасно
спланировал день, а ты своей неорганизованностью сорвал ему весь график. И, что
еще хуже, внушил мысль о невозможности в наших условиях планировать время.
Чужие минуты по-настоящему ценит тот, кто бережет свое
время. Корень взаимной неорганизрванности, взаимной растраты времени надо
искать в личной деятельности. Преступное отношение к затратам времени других
наблюдается еще очень часто. И причина этого коренится в пренебрежительном
растрачивании собственного времени. Мы примиренчески относимся к опаздыванию
других потому, что сами часто опаздываем. Так мы взаимно развращаем друг
друга.
Партийная, служебная, общественная, научная, профсоюзная,
самообразовательная работа накладывает на большинство из нас столько
обязанностей, что при малейшей неорганизованности на что-то обязательно времени
не хватает.
Человек начинает наспех есть, перестает гулять на
воздухе, постоянно волнуется и курит, истощает организм и память. Хуже
становится запоминание, пропадает интерес к чтению. Постепенно он теряет
качества полноценного работника.
Можно, конечно, ссылаться на то, что неорганизованность
связана с другими причинами, которые срывают планы. Получается своего рода
порочный круг: я не организован потому, что вокруг меня сплошная текучка и
неорганизованность, а вокруг ничего изменить нельзя, так как неорганизован и я,
и каждый участник текучки.
Как вырваться из такого круга? В. И. Ленин в работе «Великий
почин» указывал, что из подобного рода порочных кругов есть только один выход:
личный пример, личный порыв, личный почин. Надо не ждать, пока вокруг все
устроится, и уже потом браться за себя. Если каждый будет так рассуждать, то
конца неразберихе никогда не будет. Надо начинать с себя, со своей работы, а
не давать только советы другим в магазинах или соседних учреждениях. Заметив
недостаток, надо прежде всего думать: а нет ли его у нас? Найдя хорошее
решение для других, надо сразу поразмыслить: а не подойдет ли оно и нам? И,
уже наведя порядок у себя, надо призывать других следовать примеру, а не
словам.
«Да разве мы не пытались организовать свое время?» -
возмутится любой работник. Не раз и не два каждый из нас пытался организовать
свое время, составлял всякого рода планы. Но, несмотря на все усилия строго их
выполнять, результатом были неудачи. Они-то и привели к отчаянию и убеждению,
что жить и работать по определенному распорядку практически невозможно.
Все дело в том, что правильно организовать свой труд
нельзя строгими приказами самому себе (или подчищенному): «к такому-то числу
закончить работу», «принести отчет к концу дня» и т. д. Организация
предполагает не просто наличие плана, расписания работ. К составлению плана
необходим особый подход. Нельзя просто записывать, что надо сделать за неделю
или за день. Надо обязательно рассчитать работу во времени, определить
продолжительность каждой работы, сроки ее начала и окончания. Надо обязательно
сопоставлять время, необходимое для работы, с наличным фондом часов в общем
бюджете времени. И что особенно важно, правильная организация личного времени
требует учета всех работ. Отдельную работу несложно планировать, и она кажется
легко выполнимой, пока не взята вся картина в целом. Организация личной работы
требует, следовательно, чтобы составлялся план всех работ, нормировалась их
продолжительность и уж потом определялись сроки начала и окончания, взаимной
увязки работ между собой по срокам.
Чтобы такой план составить, необходимо предварительно
определить, во-первых, какова фактическая (а не предположительная)
продолжительность отдельных работ; во-вторых, каков фактический фонд времени.
Единственный путь для этого - наблюдение за своим рабочим днем.
Если не начать с учета, то без фактических данных
можно составить красивые, но нереальные планы времяпрепровождения. И я, и
любой читатель, вероятно, не раз составляли подобные планы и на день, и на
неделю, и на год, и на отпуск, и на командировку и т. д. Оторванный от жизни,
такой план остается обычно на бумаге как напоминание о бесплодных попытках
упорядочить свою жизнь.
Следовательно, организация личного времени, как и
любая управленческая работа, состоит из учета, нормирования и планирования.
Завершением является постоянный контроль за выполнением плана, борьба за его
выполнение, корректировка плана в необходимых случаях.
В соответствии со звеньями организации мы рассмотрим
вначале технику учета, затем технику планирования и прочие средства экономии
времени.
С экономией времени дело обстоит так же, как и с
экономией денег: первый шаг - наладить тщательный учет каждой траты. Вести
такой учет - утомительное занятие. Но проверить твердость своего решения организовать
время можно именно на готовности вести будничный, тривиальный учет, а не на
составлении заманчивых планов будущих занятий.
Учет вскрывает действительную картину работы: простои,
медлительность, утечку времени. А без такой картины нельзя составить никакого
обоснованного, реального плана. Недаром еще Фрэнсис Бэкон говорил: «Мы столько
может, сколько знаем. Знание- сила».
Содержание и методы учета зависят от целей, которые
ставятся перед организацией времени. Примерно можно выделить учет рабочего
времени и учет всего времени (включая бытовое). Рабочее время настолько
ответственное дело, что его изучать интересно и важно не только самому
работнику, но и его руководителям,. организаторам. Поэтому к изучению
рабочего времени можно привлечь специалистов или с их помощью организовать
самоучет. Бытовое время и бытовой труд проходят в гораздо более тяжелых
условиях. Не кончая одной работы, переходишь к другому делу, потом к третьему,
возвращаешься к первому и т. д. Учет тут, естественно, чрезвычайно
труден, но и в быту экономия времени крайне важна, так как она тоже
обеспечивает человека самым главным богатством - свободным временем.
Учет можно вести с разной степенью детализации в
регистрации затрат времени. Лучше начать с укрупненного учета и лишь через
две-три недели переходить к более детализированному. Сразу начать
подробный учет - это почти наверняка загубить дело, так как с непривычки
скоро устанешь, а потом учет вообще опротивеет. Усталость приходит, к
сожалению, значительное раньше, чем получишь, полностью поймешь и по
достоинству оценишь результаты учета.
Для учета укрупненных затрат времени вполне пригоден
блокнот. Его страницы через копирку легко разграфить в виде простейших таблиц.
Первый шаг в учете времени - составление перечня
наиболее значительных работ. Их регистрируют в блокноте по мере выполнения.
Можно пользоваться сокращенными обозначениями работ, указанных в перечне.
Например, писать «дкл» вместо «доклад руководителю». Форма таблиц может быть
разной. Например, такой:
№ |
Содержание работы |
Продолжительность |
Время начала и
окончания |
Завершена ли? |
Примеч |
|
|
|
|
|
|
Так как некоторые работы делаются с перерывами, то
графы «Сколько дней заняла» и «Время начала и окончания» не совпадают.
Например: «Составление годового отчета по теме 57-0. Затрачено 5 дней. Начало
10.11, окончание 10.12». Важно указывать, завершена ли работа. Если завершена,
то затраченное время уже может служить прецедентом, своего рода нормой на будущее.
Каждый новый месяц (а еще лучше неделю) надо начинать
с новой страницы блокнота, чтобы легче отделять отрезки времени. Эти
блокнотные страницы становятся своеобразным отчетом за месяц, квартал, полугодие,
год. Когда их ведешь неделя за неделей, то получается картина собственной
работы. Так как записи делаются изредка, по мере завершения больших работ, то
ведение блокнота не требует обременительных специальных затрат времени. Форма
таблиц и записей может быть и иной, в зависимости от условий работы.
Блокнотная форма применима и для ежедневного учета
работы. Обычно берется однодневный период и для каждого дня выделяется одна
страница блокнота. Своеобразная закономерность учета: более детальный учет дает более ценные
сведения, но требуется больше времени и для ведения учета, и для обработки его
материалов. Поэтому к ежедневному учету целесообразнее переходить после того,
как вошел в привычку учет выполненных работ. И не просто вошел в привычку, а
начал приносить осязаемую пользу, когда чувствуешь, что усложнение учета даст
больше выгоды.
Следующий этап учета времени - переход от регистрации
выполненных за день работ к сплошному учету рабочего времени.
В 20-х годах учетные
карточки, отпечатанные в типографии, выпускались в продажу, их называли
«хронокарты». На рис. показана карточка А. К. Гастева. Ее надо иметь всегда при
себе и делать соответствующие пометки каждый час, а впоследствии и каждые
полчаса. Карточка наглядна. Она дает
№ |
работа |
9 |
|
10 |
|
11 |
|
12 |
|
13 |
|
… |
примеч |
1 |
встр. А.И. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
совещ. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
отчет П.Н.В. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
… |
… |
|
|
|
|
|
… |
… |
… |
|
|
|
|
полную картину затрат времени
в течение рабочего дня. Содержание работы нужно записывать кратко - в
соответствии с принятыми в перечне работ обозначениями: нач. (разговор с
начальником), совещ. (совещание), и т.д. Рядом с записями делаются отметки,
необходимые для последующего анализа затрат времени: П - подготовительная
работа, Р - работа по должности, О - растраты времени (ожидание приема и т.д.)
и т. п. Такие карточки могут заполняться не только самим работником, но и
лицами, изучающими его деятельность.
Как легко заметить, карточка Гастева берет за основу
записей каждые полчаса рабочего времени.
Можно еще более детализировать учет и отмечать каждые
четверть часа. Но чрезмерная детализация лишь внешне улучшает учет. Он становится
громоздким и сложным, наглядность пропадает, требуется много времени, чтобы
обработать его результаты.
Конечно, иногда необходим и
детальный учет, но его обычно производит не сам работник, а специально подготовленное
лицо. Научная организация труда знает много методов учета деталей работы. Во
главе их стоит хронометраж, для проведения которого нужны специальные часы.
Для изучения еще более мелких деталей работы применяется киносъемочный яппарат.
Но для изучения личной работы самим работником достаточно регистрации в
карточках с интервалом в полчаса.
Вообще при учете времени надо
помнить об основной цели рационализации - получить наилучший эффект с
наименьшими затратами. Метод нельзя превращать в самоцель: учет лишь средство
для решения основной задачи - сэкономить время. Нельзя доходить до парадоксов и
пытаться отмечать каждое свое движение: записи займут больше времени, чем сами
движения, и некогда будет работать - учет поглотит все время, какое можно с его
помощью сэкономить. Выбор метода учета всегда должен сопоставляться с целями
учета, затраты времени на учет - с ожидаемым эффектом.
Карточка затрат рабочего времени не дает полной
картины деятельности человека. Ведь работать приходится порой и в нерабочие
часы - дома, на заседаниях, по вечерам. Кроме того, очень важно учесть все
затраты времени, изыскать способы увеличить свободное время.
Сначала такие записи ведутся для очень укрупненных
отрезков времени личной жизни. Впоследствии, когда привыкаешь, постепенно
детализируешь, дифференцируешь операции, подлежащие регистрации. Такая
детализация сильно зависит от индивидуальных особенностей человека и его
работы. Для одного чтение - отдых, а для другого - работа. Проблема
дифференциации - это уже вопросы организации личного труда. Для техники учета
достаточно знать, что имеется какая-либо детализация работы. К примеру,
приведем такой перечень, составленный одним из специалистов по научной
организации труда.
1.Труд
обязательный
1. В здании: семинары, лекции, консультации,
совещания, комиссии, партработа.
2. Вне здания: партработа, общественные дела, совещания, комиссии и т.
д.
II. Труд свободный
1. Вне дома: в редакции, курсы, спорт, экскурсии, выставки, научное
кино, библиотеки, магазины, ателье и т. д.
2. Дома: чтение,
письмо, физическая работа.
III. Отдых: сон,
еда, развлечения (книги, театры и т. д), бездеятельный отдых, туалет.
IV. Непроизводительные
затраты времени: неизбежные (поездки на транспорте), устранимые (очереди),
неучтенное время.
С этой номенклатурой сразу хочется спорить. Но и то,
что предложит любой из нас, тоже вызовет возражения, так как каждый оценивает
подобный перечень, исходя из своих специфических условий работы и быта.
С точки зрения техники учета важно, чтобы такой перечень
был постоянным, без чего учет просто невозможен. Названия статей надо
запоминать и записывать всегда в одной и той же формулировке, лучше сокращенной.
Записывать можно в блокнот или в карточку Гастева,
охватывающую все 24 часа. Заполнять ее надо непрерывно. Разные по характеру
затраты времени (на работу, отдых, непроизводительные потери) целесообразно
вписывать разными карандашами. Применение символических обозначений делает
карточку очень компактной. В идеальном случае для учета суточной деятельности
достаточно узкой полоски бумаги с 48 квадратиками, которые будут по-разному
затушеваны.
Если скомпоновать 30 или 31 такую полоску на одной
карте, то получится очень удобная месячная карта затрат времени. Даже беглого
взгляда на нее достаточно, чтобы получить общее впечатление о распределении
времени по отдельным операциям в течение месяца.
В первый месяц работы с такой карточкой нужно иметь
под рукой список условных обозначений и пользоваться им при заполнении и чтении
карточки. Этот список напоминает легенду, помещаемую под географическими
картами или на первой странице атласа.
Как и номенклатуру, эти обозначения придумывает сам работник, исходя прежде всего из удобства запоминания и дешифровки.
Учет - это лишь фундамент
здания научной организации личной работы, база для анализа затрат времени.
Именно данные анализа лягут в основу оценки нынешнего
положения дел с организацией личного времени и послужат для составления
будущих планов. Содержание анализа - это область организации личной работы. Там
определяются направления анализа для выработки правильного норматива затрат
времени на какую-либо работу (например, сколько времени в среднем уходит на
поездку до места работы) или для изучения расходования фонда рабочего времени
на разные нужды (можно, например, проанализировать структуру и расходование
вечерних часов). Анализ обязательно должен охватывать и время отдыха, и
бытовое время в целом. Как правило, тот, кто не умеет правильно работать, не
умеет правильно и отдыхать. Очень важно проанализировать потери времени и
выяснить причины этих потерь.
Сохранились материалы анализа, который я провел после
первого месяца работы секретарем по организационным вопросам в комитете
комсомола Московского университета в октябре 1957 года.
Оказалось, что почти 60% времени я провел в кабинете.
Из этого времени только половина была посвящена встречам и беседам с
комсомольцами, а из этой половины 90% затрачено на встречи с секретарями и членами
бюро факультетов. С курсовыми работниками, с групкомсоргами я почти не
встречался.
Анализ показал, что мое основное занятие составили
многочисленные телефонные разговоры, встречи с делегациями, экскурсиями, разбор
жалоб и т. п. Все это вполне мог выполнить не освобожденный работник, а любой другой член комитета
и даже просто дежурный по комитету комсомолец, при условии хорошо налаженной
передачи дел от одного дежурного к другому по вечерам. Из 40% времени,
проведенного вне комитета, почти половина опять-таки была затрачена не на
посещения факультетов, а на всякого рода заседания - в ректорате, парткоме,
высших партийных и комсомоль ских органах. Словом, своей основной задаче -
работе с людьми я посвящал не более 30% времени.
Это типичный пример анализа. Он, как видим, зависел
от моих представлений о своей работе. Возможные аспекты анализа безграничны,
они определяются целями и задачами организации личного времени. Но нас интересует
сейчас техника, в частности техника анализа.
Технические приемы и средства
анализа черпаются из арсенала математической статистики и графических методов.
Математико-статистические методы основаны на суммировании данных о затратах
времени по различным статьям номенклатуры работ. Такие данные позволяют
преодолеть случайности и увидеть так обожаемую хозяйственниками среднюю цифру
затрат времени на ту или иную операцию. А если эта средняя недостаточна, можно
учесть и среднее квадратическое отклонение, дисперсию и т. д. Элементарным
подсчетом определяется удельный вес затрат в общем фонде, что сразу дает ясную
картину, которую не удается увидеть, если приведены лишь часы и минуты. Одно
дело: потери - один час, другое дело: потери - 15% всего времени.
Усложнение анализа требует применения более сложных
математических методов. Но для элементарного анализа достаточно знания
арифметики.
Результаты статистической обработки данных можно
представить в виде таблиц. Например, дать номенклатуру операций, а сбоку
указать затраты времени и их удельный вес в общем фонде времени. Можно данные
анализа представить в виде различных столбиковых, долевых, объемных диаграмм. Сложность их
зависит от сложности производимого анализа. Графики можно делать цветными.
Как видим, технические
средства анализа довольно элементарны и доступны всем. Только не следует при
анализе увлекаться и превращать его в самоцель, затрачивая на него больше
времени и сил, чем это необходимо с точки зрения ожидаемого эффекта. Всегда
следует помнить, что доброкачественность анализа определяется
доброкачественностью учета и полученных им данных. Без анализа учет напоминает
морскую воду, которая содержит золото в малодоступном виде. Данные анализа
исключительно важны для преобразования личного времени.
«Паук совершает операции, напоминающие операции ткача,
и пчела постройкой своих восковых ячеек посрамляет некоторых
людей-архитекторов. Но и самый плохой архитектор от наилучшей пчелы с самого
начала отличается тем, что, прежде чем строить ячейку из воска, он уже
построил ее в своей голове». (К. Мар к с, Ф. Э н г е л ь с. Соч., т. 23, с.
189). Планирование - важнейшая черта
человеческой деятельности, один из характерных признаков труда.
И в общественном производстве, и в личной работе
упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое
главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет,
доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.
Есть план - пожелание на будущее и есть план -
прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план
должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления
с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги,
служить повседневным руководством к действию.
Планирование личной работы - чрезвычайно сложная
область научной организации управления. На личную работу влияет очень много
факторов, причем роль и значение их для своей деятельности разные люди оценивают
по-разному. Выделить среди всей массы факторов общеобязательные,
общепризнанные - дело очень трудное.
Все же можно сказать, что основу организации личной
работы составляет общая организация всего личного времени. Она требует
разработки определенного постоянного плана жизни - режима.
Что такое режим? Это общая схема главных бытовых
этапов. Режим - это разделение суток на основные отрезки времени, включающие в
себя основные процессы жизни: работу, питание, туалет, отдых и т. д. Режим -
это организация среды соответственно твердо принятому разделению суток. Режим -
это автоматизация жизни, приспособленной к определенному порядку.
Смысл и мудрость режима в том, что человек, подчиняющийся
ему, ничего не упустит и не забудет, он получает уверенность в том, что для
всего выделено время и все будет сделано в срок. Окончательно и твердо
определена очередность работ и жизненных процессов, и не надо время от времени
мучительно думать: а что же делать сегодня вечером? Что более всего важно из
того, что еще не сделано? А успею ли сделать остальное? Режим позволяет
избежать периода «раскачки», так как и сон, и аппетит, и желание работать приходят
в определенное время по привычке, сами
собой.
Режим надо строить на основе глубокого изучения
общечеловеческих и индивидуальных (физиологических и психологических)
закономерностей и особенностей жизни. Тут много различных точек зрения у
специалистов, даже, например, в вопросе о том, когда работа более продуктивна
- по вечерам, утром или в середине дня. Поэтому конкретные рекомендации
различных специалистов по научной организации труда в этой области противоречивы. Для разбора
интересующей нас технической стороны планирования достаточно остановиться на
общих принципах планирования.
В основе режима должно лежать
выделение времени для выполнения главной человеческой обязанности - работы.
Обычно это время выступает как данное, принятое в том учреждении, где человек
работает. Научная организация труда установила, что общее время работы должно
включать в себя и периоды небольшого отдыха, а также перерыв для обеда. При
старых формах управления считалось необходимым все время работы обязательно
занять деятельностью; состояние отдыха в период работы считалось бездельем и
наказывалось как серьезный проступок. Но ведь человеческий организм
физиологически не в состоянии постоянно находиться в напряжении, поэтому люди
умудрялись отдыхать во время работы, притворяясь работающими. Эта система
является следствием неправильной организации труда.
Плохой начальник следит за
тем, чтобы никто из подчиненных не сидел задумавшись, «без дела», но так как
непрерывно контролировать, чем занят работник, он не может, то практически
требует внешней видимости работы. Работники и сами это знают. Зайдите в иное незнакомое
учреждение. Если вы не похожи на потенциального просителя, то в отделе сразу
прекращаются все разговоры и стимулируется «бурная» деятельность: все сидят,
уткнувшись в дела, и что-то пишут. Люди считают, что их занятость будут
оценивать как раз по этой видимости.
Это тоже наследие старого,
ненаучного подхода к организации управления. Настоящий руководитель никогда не
будет оценивать работника, его занятость по тому, сидит ли он и думает или
сидит и непрерывно что-то пишет. Хороший начальник должен представлять объем
работы и необходимые усилия для ее выполнения, и только по выполненной работе
оценивать, достаточно ли занят работник.
Научная организация рабочего времени требует
правильного чередования в течение рабочего дня периодов труда и небольших
пауз, предполагает перерыв не только на обед, но и для отдыха.
Кроме того, при планировании личной работы надо
учитывать особенности умственной деятельности человека.
Мышцы отдыхают, когда человек
прекращает сознательную волевую деятельность. Мозг имеет очень мощную
инерцию, он работает и после решения прекратить работу. Ночью, во сне, во время
ходьбы - после сдачи экзамена, публичного выступления - нагрузка не снимается:
мозг продолжает «разжевывать» впечатления, подбирает новые аргументы, отмечает
дефекты собственного выступления - словом, продолжает свою непрерывную
деятельность. Заводской гудок о прекращении работы - хороший сигнал для
мускулов, но у него слишком мало сил для руководства деятельностью мозга. При
глубокой заинтересованности в деле, большом чувстве ответственности за
выполнение своих обязанностей работа помимо собственной воли человека
фактически продолжается 12-14 часов, а то и больше.
Эту особенность умственной деятельности нужно учитывать
при организации личной работы. Надо правильно определить очередность различных
ее видов, продолжительность, чередование в течение дня сложных, напряженных и
простых, неответственных действий, и многое другое.
При планировании личной работы надо выделить
достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем
состоянии. Недремлющие армии - это не более как красивая аллегория. Выдающийся
командир Советской Армии С.М. Буденный прекрасно понимал необходимость
целительного сна и в ответственнейший для судеб революции переломный период
боев с белогвардейцами разрешил своим конармейцам, утомленным бессонными днями
и ночами, проспать непрерывно 4 часа, чтобы затем обрушиться на противника со
свежими силами.
И сейчас, однако, многие работники видят добродетель
в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая
свои силы и здоровье. Правильно заметил в одной из своих лекций специалист по
организации управления В. И. Терещенко, что целью многих работников в таких
случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее
получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм. Еще А. Файоль относил
умение поддерживать здоровье в хорошем состоянии к одному из главных качеств
руководителя и по значению ставил его рядом с таким фактором, как талант и
способности. Только непониманием этих азбучных истин теории управления
объясняется встречающееся у нас до сих пор варварское отношение к своему и
чужому здоровью.
При планировании личной жизни следует
учитывать необходимость культурного развития. Если я встречаю в доме отдыха
группу хозяйственников, убивающих все время за преферансом или домино, то не
могу поверить, что они являются подлинными творцами и новаторами в своей
работе. Театр, поэзия, книги, прогулка в лесу, общение с природой, экскурсия -
это не только не «преступная кража времени» у дела, а, наоборот, ценнейшие
помощники в деле. Кто отстает в культурном росте, тот рано или поздно будет
отставать не только в идеологическом, социальном, но и в чисто производственном
плане.
Мы знаем десятки очень добросовестных, добропорядочных
работников, добровольно загнавших себя в кабалу якобы ради интересов службы,
по горло увязших в работе, оторвавшихся от культурной жизни страны. И в конце
концов они неизбежно оказываются негодными работниками в своей области, той
самой, ради которой они забросили все остальное.
При современном разделении труда каждый становится
высококвалифицированным специалистом в очень узкой области. Но концентрация
всех духовных сил на бесконечно малой частице мира таит большую опасность:
постепенно теряется способность воспринимать обыденное, человеческое значение
вещи, события. Поэтому, оттачивая технику работы, надо все время помнить и о
гармоничности развития.
Во время беседы со студентами МГУ академику П. С.
Александрову был задан вопрос: «Можно ли быть совершенно некультурным
человеком, но гениальным ученым?» - «Гениальным-вряд ли, - ответил академик. -
Можно быть крупным ученым в редких случаях, но эти случаи, по-моему, достойны
сожаления».
Надо чаще задумываться над мудрыми словами Чарльза
Дарвина: «Я почти потерял художественный вкус к картинам и музыке. Мой разум,
кажется, превратился в какую-то машину, обобщающую множество фактов в
непреложные законы. Если бы я мог начать свою жизнь сначала, я бы взял себе за
правило по крайней мере один раз в неделю читать какое-нибудь поэтическое
произведение или слушать хорошую музыку. Потому что, может быть, тогда бы мне
удалось сохранить благодаря постоянной деятельности атрофированные сейчас части
мозга. Утрата восприимчивости к подобным вещам - утрата счастья; возможно, что
она вредно отражается на интеллекте, и во всяком случае она приносит
непоправимый ущерб развитию нравственной личности человека, ослабляя
эмоциональную ее сторону».
Эти и многие другие положения науки организации
управления определяют принципы планирования личной работы.
Простейшее техническое средство на первом этапе
планирования работы - это ведение постоянного распи сания дел. Вместо
хаотической работы по памяти все предстоящие дела записываются в специальный
блокнот. В зависимости от типа выполняемых работ это расписание будет для
оперативных работников одно, для руководителей - другое. Особенно полезно вести
расписание тогда, когда приходится заниматься большим числом не чередующихся
изо дня в день дел.
Форма записей может быть произвольной. Лучше вести их
на страницах небольшого блокнота и вырывать страницы, заполненные записями уже выполненных
дел. Например, можно использовать такую форму:
Дата |
Дело |
Срок |
Исполнитель |
Примечание |
25.01 |
Отвезти доклад в трест |
до субб. |
КМВ |
Перерыв с 14 до 15. Тел. 156-94-27 |
Таким расписанием я вполне обходился, когда был студентом
и когда общее количество выполняемых дел, в том числе и бытовых, было невелико.
Сейчас я прибегаю к такому расписанию лишь в экстренных случаях: например,
составляю список того, что надо сделать перед отъездом в отпуск, и постепенно
вычеркиваю уже выполненное, или список дел при подготовке к празднику, при
поездке в другой город. Так как дела и нагрузки носят дифференцированный
характер, то полезно также детализировать и расписание работ.. Простейший
способ детализации - вести два расписания, иметь два списка: один - постоянных
занятий, другой - текущих дел. Выделение постоянных дел необходимо потому, что
обычно время их выполнения, сроки, объем и т. д. уже четко фиксированы. Постоянными
дела являются, конечно, только с точки зрения человека, составляющего
расписание. Для одного ежедневная «оперативка» у начальника постоянна, для
другого вызов на нее -чрезвычайное событие. Текущие, разовые дела часто,
бывает, не привязаны к конкретному сроку: встретиться завтра, позвонить денька
через два, зайти как-нибудь и т. п. Их следует записывать в другой список и
вычеркивать по мере выполнения.
Постоянные дела
-это своего рода карта, на которую нанесены основные ориентиры
распределения времени. Это первый справочник на рабочий день, своего рода
напоминатель. Лучше составлять расписание постоянных дел не сразу, а через
неделю или месяц после начала работы на новом месте, после отпуска, каникул,
длительной командировки и т. д.
После того как составлено расписание всех ваших дел (постоянных
и периодических), надо переходить к основному этапу планирования времени -
распределению фонда времени, т. е. к привязке различных дел к конкретным
срокам выполнения.
При этом надо учитывать сроки выполнения постоянных дел, сочетая их с распределением времени других сотрудников учреждения (руководителей и подчиненных), членов вашей семьи, если речь идет о внерабочем времени, и т. д. Распределять время особенно важно и ответственно для тех работников, которые не имеют стандартных, повторяющихся изо дня в день работ. Объем постоянных дел у них невелик, а основная обязанность состоит в выполнении разнообразных заданий.
Наиболее часто встречающийся прием распределения времени в наших учреждениях - записи на листках перекидного календаря. По непонятным причинам этот способ не только распространился, но и стал зачастую единственным, хотя как техническое средство распределения времени перекидной календарь малопригоден. Тот, у кого много дел, прекрасно знает его недостатки.
Календарь пригоден и полезен тому, кто работает почти
не выходя из-за стола,. чьи обязанности заранее фиксированы и какие-либо
экстраординарные, нестандартные дела возникают редко, являются своего рода
событием. Для него календарь - главное средство информации о текущем числе, а
внизу есть свободное место для записи чрезвычайных дел.
Перекидной календарь родился из обычного отрывного
календаря и был для такого рода работников вполне приемлемым средством
распределения времени. Но как основное, а тем более единственное средство
распределения времени это совершенно непригодный инструмент. Он не более
пригоден для этих целей, чем палочка для замены всех столовых приборов.
Нашими и зарубежными организациями выпускаются
многочисленные разновидности календарей-книжек. В них для каждого дня выделена
.или целая страница, или ее часть. Они отличаются от «перекидки» тем, что их
можно носить с собой. Есть в них и другие удобства: часто они совмещаются с
телефонной книжкой, с блокнотными страницами для записи. Хорошо продуманные
книжки имеют специальную закладку для выделения сегодняшнего числа или для этой
цели на каждой странице есть отрывающийся уголок. В остальном они имеют те же
неудобства, что и перекидные календари.
Недостаток всех описанных выше средств - отсутствие указания на
продолжительность намеченных дел, вследствие чего не исключено, что последующая
работа будет «наступать на пятки» предыдущей, хотя они и не записаны на один
час. Приходится в голове прикидывать: а когда же закончится заседание,
записанное на 11 часов, и на какое время следует назначить следующее
мероприятие или встречу? Все виды календарей не приспособлены также для
отражения постоянных дел, для которых приходится вести отдельный список.
Для учета постоянных дел и отражения их продолжительности удобнее
всего графики.
Наиболее пригодны своеобразные комбинации таблиц и
графиков, известные под названием «графики Ганта». Сущность их состоит в том,
что в первой слева графе перечисляются разного рода работы, люди, помещения - словом,
объекты планирования. А в первой горизонтальной строке указывается время в
различных измерениях (в зависимости от поставленной задачи): годы, месяцы, дни
и т. д. Горизонтальные линии разных видов, проведенные слева направо, отмечают
плановую продолжительность работ. Пунктирными линиями другого типа отмечают
фактическую продолжительность работ. Такой график является и средством
контроля. График строится на бумаге или лучше на плотном картоне. Размеры
графика определяются его содержанием. Обычно бывает достаточно стандартного
бумажнаго листа для пишущей машинки. Его можно вкладывать в еженедельники,
перекидной календарь или прикреплять к столу, он как бы дополняет упоминавшиеся
выше средства организации времени.
Сначала в график вносят дела, намеченные в расписании
постоянных дел. В начале месяца (или семестра, года, квартала) заносят все
заранее известные сведения: выходные дни, часы докладов подчиненных лиц,
встречи с сотрудниками, доклады у руководителя, время постоянных заседаний,
обеденные перерывы и т. п. Регулярно повторяющиеся мероприятия можно отмечать
в графике цветными чернилами или карандашами Постоянные дела удобнее не
записывать, а отмечать какими-либо условными знаками или теми условными
обозначениями, какие применялись в карточке учета времени.
По возможности надо стремиться выделить периодические
работы, имея при этом в виду, что многие из них, обычно выполняемые как
непериодические, у хорошего организатора личного времени легко превращаются в
постоянные. Например, полезно выделить часы (по отдельным дням) для чтения
специальных журналов, для чтения художественных журналов, для чтения газет,
посещения кино и т. п. Это поможет регулярно просматривать литературу, заранее
заказывать билеты и т. д.
Так получается график постоянных дел (см. рис.). В
свободные места этого графика вполне можно заносить и ряд сведений
нерегулярного характера, особенно такие, которые требуют многодневной
предварительной подготовки: доклады, лекции, отчеты, заседания. Ежедневно,
придя на работу, следует отметить крестиком текущий день. График при этом
превращается, по существу, в календарь с указанием часов, он очень удобен.
За несколько дней до начала нового месяца заготовляется
новый график и делаются пометки о делах, намечающихся на будущий месяц. Если
заготовленного графика еще нет, временно можно делать пометки на полях старого,
с тем чтобы потом перенести их в новый. Но лучше заранее заготовить достаточное
число экземпляров бланков соответствующей формы.
Заполненные графики следует хранить в особой папке (за
весь текущий год), они очень полезны как отчеты о проделанной работе, для
анализа собственной деятельности, получения выводов о загрузке и т. д., если не
проводится особого учета времени.
Недостатком графиков является небольшое поле для
записи дел. Обычно квадраты делаются небольшие, так как иначе общее поле
графика резко увеличится и он станет неудобным. Преимущество графика - наглядность загрузки в течение всего
месяца, четко отмеченные постоянные дела.
Удобно комбинировать
график с каким-либо другим средством организации времени - еженедельником,
календарем-книжкой и т. п., в зависимости от условий работы. Например, я долгое
время вполне обходился графиком на месяц
и еженедельником.
Чтобы легче было в случае надобности переносить
невыполненные дела на графике, все записи лучше делать карандашами и
отмененные мероприятия стирать. Для людей, у которых задания меняются редко,
графики очень удобны даже и при отсутствии всяких других средств. Во всяком
случае, они значительно удобнее «перекидки».
Как легко заметить, и графики, как техническое
средство организации времени, не решают проблему планирования не привязанных к
срокам дел и далеки от идеала, когда речь идет о невыполненных делах, так как
их приходится и стирать, и переписывать на новые дни. Поэтому параллельно всем
этим средствам приходится вести расписание «бессрочных дел», а потом вписывать
их в графики, еженедельник и т. п., периодически просматривая это расписание.
Радикальное решение проблемы дает описанная ниже картотека оперативной работы.
Тем не менее указанных средств (в различных
комбинациях) вполне достаточно для удовлетворения запросов значительного круга
работников. Удачна, например, комбинация - график плюс календарная книжка.
График дает общую картину, а в книжке ведутся подробные ежедневные записи.
Следовало бы наладить выпуск таких книжек с заранее отпечатанными графиками на
каждый месяц. Хорошо бы иметь в книжке по два экземпляра графика, причем один
отрывной, для размещения на рабочем столе. Тогда в график можно было бы
заносить только ссылки на книжку, в которой делана подробная запись. Заполнение
таких заранее аготовленных графиков занимает мало времени.
В практике большого числа работников аппарата
управления обычно бывает очень много дел, которые не привязаны к определенным
срокам в течение дня, или дел, которые нельзя сразу привязать к какому-либо
числу, хотя и известно, что их надо сделать в течение недели, декады, месяца.
Часто приходится переносить дела с одного дня на другой потому, что их не
удалось почему-либо закончить. Например, оперативный работник должен был в
течение дня провести 5-10 телефонных переговоров, но кое-кого он не застал,
кое-кто сразу не ответил, а попросил позвонить завтра с утра и т. д. Кроме
того, работнику обязательно надо в течение дня съездить на два предприятия, а
еще два желательно посетить сегодня или в ближайшие дни и т. д. Все эти работы
трудно включить в график, так как одни придется часто переписывать на другие
дни, другие же лишь условно можно записать на какой-то час (ведь безразлично,
поговорите ли вы по телефону в 11 или в 12 часов, вы сделаете это, когда
освободится время), третьи вообще негде записать. Словом, сам характер работы
зачастую делает малоэффективными описанные выше технические средства
планирования времени.
Для таких работ создано значительное количество
технических средств, предназначенных для рационализации распределения времени.
Одно из них - картотека оперативной работы, подробно описанная Н. Г.
Левинсоном. Помимо распределения времени она служит и для оперативных
взаимоотношений в ходе работы.
Материальной основой этого метода служит картотечная система,
которая по принципам своей организации, простоте и удобству как нельзя лучше
соответствует идеям научной организации труда.
Со времени Тейлора в основе всякой рационализаторской
деятельности лежат: расчленение работы, предмета, явления на составные части;
устранение излишних с точки зрения конечного результата звеньев; оптимальное
сочетание оставшихся составных частей. Карточки очень приспособлены для
фиксации этих составных частей, сортировки, классификации, устранения
ненужного, рационального сочетания оставшегося. Они применяются поэтому в самых
различных областях знания. Техника простейшего варианта картотечной системы
несложна. Каждая отдельная запись - по отдельному вопросу, лицу, работе
производится обязательно на отдельной карточке. Карточка - это листок бумаги,
размеры которого могут быть различными в зависимости от среднего объема
записей.
Для хранения карточек, заполненных и чистых, используются
специальные ящики-картотеки. Ширина и высота картотеки зависят от формата
картонок, а длина определяется предполагаемым количеством карточек и
требованиями удобства в работе; при длине ящика в 10 см можно хранить до 500
карточек.
Чтобы отделить различные группы карточек, вовсе не
обязательно для каждой из них заводить особый ящик. Это можно сделать и в одном
ящике с помощью специальных карточек-разделителей, которые вырезают из более
плотной бумаги. Лучше иметь комплект разделителей разных цветов. От обычной
карточки разделитель отличается и по форме: над верхним срезом имеется особый
выступ, который называют «тебом». Удобнее выступы на комплекте разделителей
располагать не в одном месте, а вдоль всего верхнего среза карточки. Выступы
разделителей используются для надписей или для наклейки уже заготовленных ярлычков
с надписями.
Такие картотеки используются и в оперативной работе,
да и во многих других областях личной работы и умственного труда.
Мы остановимся на применении самой простой картотеки,
какую сможет сделать каждый, используя подручный материал.
Для планирования и распределения времени в процессе
оперативной работы можно использовать описанную выше простейшую картотеку.
Наиболее удобен формат карточек 74Х105 мм. Соответствующего размера должен
быть и ящик. Картотеку можно хранить в одном из ящиков письменного стола.
Карточки также можно нарезать самому из обрезков бумаги или использовать
оборотную сторону машинописных листов, содержащих уже никому не нужный текст.
Запас карточек хранить в конверте. Для карточек очень удобно использовать листки
отрывного блокнота соответствующего формата. Блокнот можно всегда иметь с собой
и вне служебного помещения - в дороге, на заседании. В крайнем случае можно
соединить скрепкой комплекты - по 10-15 карточек, получив своего рода
блокноты.
Картотека состоит из четырех отделов:
1.
Календарные задания.
2.
Задания, не отнесенные к
определенным датам.
3.
Отдельные лица.
4.
Запас чистых карточек
разных цветов.
Первый раздел - «Календарные задания» - содержит 31 картонный
разделитель, на выступах которых написаны цифры от 1 до 31. За каждым
разделителем кладутся карточки, на которых сделаны короткие записи дел с
точной фиксацией исполнения.
Те карточки, на которых сделаны записи о делах, срок
выполнения которых еще не определен, помещаются во второй отдел картотеки. В
нем имеются четыре раздела: неделя, месяц, квартал, будущее. За первый
разделитель помещают карточки, содержащие отметки о делах, к которым необходимо
вернуться в течение несли; за второй - к которым надо вернуться в течение
месяца; за третий - в течение года. За четвертым разделителем помещают карточки
с записями дел и вопросов, о которых следует подумать на свободе, о нужных
книгах и т. п.
Чтобы регулярно, например еженедельно, просматривать
карточки второго отдела, необходимо в первом отделе картотеки помещать за
соответствующими числами сигнальные (лучше цветные) карточки с надписью:
«Просмотреть карточки второго отдела».
В третьем отделе необходимо иметь столько
разделителей, сколько лиц находится в постоянной деловой связи с работником,
ведущим картотеку. В качестве лиц можно рассматривать, как принято в
юридической практике, и отдельные организации. В первую очередь надо выделить
сотрудников, подчиненных, непосредственных начальников.
На каждом разделителе записывается фамилия, имя,
отчество лица, название учреждения и обязательно телефон и адрес. В необходимых
случаях записываются другие сведения: домашний адрес и телефон, график работы,
время отпуска. Записываются и сведения о том, где и когда можно найти данное
лицо в течение недели.
В четвертом отделе хранится запас чистых карточек,
чтобы зря не тратить листки блокнота, сброшюрованные карточки и не держать на
столе блокнот. Здесь же хранятся карточки разных цветов и запасные разделители.
Необходимо, чтобы на отдельной карточке была запись,
относящаяся только к одному делу. По возможности надо записывать все
предстоящие работы, какими бы мелкими они ни были. Ведь вовсе не обязательно
обременять свой ум запоминанием таких дел. Человек для того и изобрел
письменность, чтобы освободить ум для творческой работы. Вряд ли можно считать
добродетелью то, что работник помнит десятки телефонов, – у него в голове
остается меньше места для более существенных вещей. Возможности мозга
ограничены, и, занимая его формальными сведениями, мы сокращаем то поле,
которое можно использовать для творческой работы. Поэтому точная память на
формальные вещи нужна работникам лишь некоторых профессий, например
разведчикам. Конечно, не надо подражать некоторым ученым, которые славились
своей феноменальной рассеянностью в бытовых вопросах. Вряд ли при такой
рассеянности можно быть организованным человеком и в своей специальной области
(разве что она не требует организованности по своему содержанию). Идеалом
должен быть не человек-телефонная книга и не человек-адресный стол, а человек
творческого ума. Поэтому надо приучить себя
записывать все формальные сведения, чтобы непроизвольно не перегружать
свой ум.
На карточках, вкладываемых в первый отдел, надо
обязательно записывать дату, чтоб при случайном выпадении листка не испортить
дело, забыв дату. Записи должны быть экономными и лаконичными. Чаще всего в виде краткого напоминания,
особенно если речь идет об известном деле.
Но в то же время лаконичность не должна превращаться
в письмена майя, для расшифровки которых понадобятся электронная машина или
методы кибернетики. Ведь не все обладают сообразительностью Остапа Бендера,
который по газетному объявлению Васисуалия Лоханкина «Сд. пр. ком, в. уд, в. м.
од ин. хол.» понял, что речь идет о прекрасной комнате со всеми удобствами, с
видом на море, сдаваемой одинокому интеллигентному холостяку.
О служебных делах следует делать более подробные
записи, чтобы в случае вашего отсутствия по болезни и другим причинам эти
записи понял замещающий вас сотрудник. Нередко именно полная неразбериха в
делах, записях, в содержимом рабочего стола делает «совершенно незаменимым»
работника, обязанности которого элементарны и вполне могут быть выполнены любым
другим сотрудником. Наблюдая за состоянием дел в деканатах Московского
университета, ученом совете и т. п., я не раз думал о том, что вольно или
невольно некоторые работники из-за собственной неорганизованности создают иллюзию
своей незаменимости. Случалось, что целый факультет ждет неделю-две, пока
выйдет на работу технический секретарь ученого совета, так как руководители в
свое время не научили и не потребовали от него соблюдения такого порядка в делах,
чтобы любой лаборант разобрался и в столе и в папках за час-два. Я был
свидетелем того, как один аспирант более месяца сидел без прописки и общежития
в Москве только потому, что представление о зачислении его в аспирантуру
лежало в министерстве, ожидая возвращения из отпуска инспектора, в бумагах
которого никто не мог разобраться.
Ежедневно, придя
на работу, прежде чем приступить к какому-либо делу, надо просмотреть
все карточки, лежащие за сегодняшним числом, сгруппировать их в предполагаемой
последовательности выполнения и поместить впереди первого отдела. Вечером
карточки с записями о выполненных делах возвратить за карточку, помеченную этим
числом, а невыполненные распределить по новым датам. Если за сегодняшним числом
стоит сигнальная карточка - просмотреть отдел второй.
После того как задание выполнено, карточку можно
уничтожить. Но лучше сделать на ней отметку о выполнении и в специальном ящике
хранить в конвертах месячные комплекты таких карточек, а так как на них есть
числа, то получится очень полезный и исключительно полный архив. Использовать
его можно по-разному: для анализа своей работы, составления разного рода
отчетов, получения справок и т. п. Если на карточке стоит несколько дат, то это
будет означать, что выполнение дела или откладывалось, или на него было
затрачено несколько дней.
Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться
определить даты выполнения, надписать эти даты в переставлять карточки в первый
отдел. Если еще нельзя определить точный срок, то карточку оставляют во втором
отделе до следующего просмотра. Сигнальные карточки лучше помещать дважды в
неделю, например по понедельникам и четвергам. Надо стремиться перенести
карточку из тематического плана в календарный.
В карточку можно включать не только эпизодические
разовые задания, но и постоянные. Для этого кубики и треугольники с графика
постоянных работ надо увеличить до размеров карточек разных цветов (чтобы отличить
постоянные дела от разовых). Например, еженедельно в понедельник доклад у
руководителя в 11.00. Заготовляем карточку, положим, красного цвета с соответствующей
надписью и ставим ее на ближайшее число месяца, соответствующее понедельнику.
После того как этот день прошел, переставляем эту же карточку на другой
понедельник и т. д. Такие же карточки заготовляются для всех постоянных дел.
Операции с карточками постоянных заданий напоминают манипуляции с сигнальными
карточками-напоминателями. Для наглядной картины загрузки месяца рядом с
картотекой полезно иметь и график.
Если надо работу делать ежемесячно, но точная дата ве
установлена а дается своего рода «вилка», можно иметь и такие карточки:
«Ежемесячно, 20, не позднее 25, представить отчет». Эту карточку ставят за
разделитель с цифрой 20 и передвигают, пока работа не будет выполнена. Карточки
такого рода тоже лучше делать цветными. Это нечто среднее между постоянным
заданием и не привязанным к определенному сроку делом. На постоянных карточках
регулярно делаются отметки о каждом выполнении (например, о каждом состоявшемся
заседании). Это нужно для учета работы.
К карточкам третьего раздела следует обращаться в том
случае, когда:
1) пришел (или позвонил) человек, фамилия которого
стоит на одном из разделителей;
2) при письменном обращении к нему или перед
предстоящим телефонным разговором;
3) перед посещением одного из указанных лиц или при
случайной встрече с ним (если картотека с собой).
Естественно, что все сказанное выше относится и к
организации, занесенной в этот отдел.
За прокладки третьего отдела целесообразно помещать так называемые
«карточки заданий» специального формата.
Кем дано |
Кому дано |
||
Когда дано |
Срок выполнения |
Когда получено |
Когда возвращено |
Содержание задания |
Содержание
исполнения |
||
Такие карточки следует заготовить заранее. Хорошо сброшюровать их по
три со вставленной копиркой. Заполнив три карточки сразу, один экземпляр
ставим в первый отдел - к определенному числу, второй - в третий отдел -
соответствующему лицу, третий экземпляр лучше передать исполнителю.
Карточки такого формата можно отпечатать заранее в
типографии для всего учреждения. При этом следует учесть, что на них можно
записывать и другие дела, например заметки о телефонном разговоре, поэтому они
могут служить для всей картотеки.
Очень важен вопрос о том, следует ли носить картотеку
с собой. Если она небольшая и вмещается, например, в папиросную коробку или
портсигар, то целесообразно. Если же велика, то надо всегда иметь с собой
комплект чистых карточек, чтобы заполнять их по мере возникновения дел и потом
помещать в картотеку.
Карточки, относящиеся к числам следующего за
календарным месяца, собираются в конце первого отдела и распределяются в
картотеке в первый день нового месяца после извлечения карточек с выполненными
делами. При умелом использовании картотека заменяет почти все другие средства
распределения и планирования времени. Единственный ее недостаток - отсутствие
наглядности - можно компенсировать, заведя какой-либо график.
Надо привыкнуть иметь при себе карточки и сразу все
записывать: вам ли дано задание или вы его даете.
Фиксировать на карточках надо все дела, чтобы не
хранить в записной книжке дополнительные записи.
Надо правильно помещать карточки за разделителями картотеки.
Надо своевременно просматривать карточки и на сегодня,
и в других разделах картотеки.
На собрании, в кабинете у начальника -нигде не стесняйтесь сразу записывать
задания на карточки.
Картотека - очень удобное средство, но она значительно
сложнее других, и для ведения ее требуется больше времени. Поэтому вести ее
следует только при действительной потребности в этом, а в других случаях
обходиться более простыми средствами.
(Ответ читателю)
Читатель. Как
и многие люди, я не раз пытался внести в свою работу рациональные начала:
строил планы, чертил схемы, заводил картотеки и папки и т. д. И, откровенно
говоря, ничего из этого не получилось. Обычно все рушилось на первых же шагах.
У меня даже появилось неверие во все эти личные НОТ, и я плыву по знакомым
волнам текучки, авралов, раскачек...
Автор. Может
быть, вам не хватает настойчивости, характера, чтобы переломить ход событий?
Читатель. Дело
не во мне. Режим, стиль, темп моей служебной работы заданы не мной. Вы не хуже
меня знаете, что причины текучки, например, лежат за пределами моего рабочего
места, а порой и за воротами нашего учреждения. Поэтому главное и основное -
это укрепление всей системы управления в стране. Мне понравилась ваша книга на
эту тему, которая недавно вышла в «Экономике», - «Эффективное управление». Вот наведем порядок в целом, тогда и
займемся личным трудом.
Автор. Я с
вами и согласен и не согласен. Согласен в том, что главное - совершенствование управления в целом: его структуры,
подбора кадров, процесса планирования, технологии. И не согласен, что только
после этого можно заняться организацией своего труда.
Читатель. Но
разве общее не определяет частное?
Автор. Здесь
не механическое соотношение, а сложная органическая связь. Никогда не будет
ситуации, о которой вы говорите: сначала закончим улучшать управление в целом,
а потом займемся личным трудом.
Процесс улучшения управления
бесконечен - как и развитие самой экономики. Бывают периоды больших изменений,
бывают периоды относительной стабильности. Но всегда идет совершенствование.
Поэтому рассуждение по схеме: кончим одно, начнем другое - тут неправильно.
Если ему следовать, мы никогда к организации личной работы не приступим:
всегда будут проблемы в планировании, в стимулировании, в структуре и т. д.
Читатель. Я,
пожалуй, с этим доводом согласен. То, чему мы научились за последние
десять-пятнадцать лет, как раз и сводится к выводу о необходимости непрерывной
работы по улучшению организации и управления.
Но почему все же вы считаете, что можно как бы
отдельно улучшать личную организованность? Ведь личное определяется состоянием
общих дел.
Автор. Во-первых,
многое в организации личной работы относительно обособленно, самостоятельно. В
аппарате самостоятельного завода или в аппарате вновь созданного объединения -
везде нужно иметь хорошо организованное рабочее место, везде надо уметь выступать
и т. д.
Во-вторых, и это самое
главное, улучшать «большое управление» могут только лица, которые по самому своему
духу должны быть рационализаторами, которые постоянно стремятся сделать более
совершенным то, что уже есть. И сделать немедленно, не дожидаясь каких-то чудес
сверху.
Как это ни странно на первый взгляд, «большое управление»
нельзя улучшить, не занимаясь организацией личной работы.
Никакое даже прекрасно построенное предприятие или
учреждение не сможет в современных условиях нормально функционировать, если
руководитель и его подчиненные не будут работниками нового типа, привыкшими
экономить время и ресурсы, рационализировать все и вся.
В. И. Ленин подметил, что люди, способные создавать
самые смелые проекты коренной реконструкции для будущего, робеют перед
элементарной, вполне доступной канцелярской рационализацией, которую надо
сделать сегодня.
Смелые проекты иногда оказываются лишь оправданием
повседневной нерешительности. В возможность совершенно иного порядка вещей легче поверить, чем
практически что-то изменить в существующем. Ведь «проект» не требует никаких
усилий по реализации, и о нем можно годами мечтать по дороге домой.
Такие работники и об ЭВМ в
основном мечтают как об идеале, никак не связанном с повседневностью и ничего
от них сегодня не требующем. «Стоит ли возиться, вот будут машины, и все
изменится». Словом, кто-то сожжет волосок бороды, и возникнет дворец, ты станешь
писаным красавцем и в красных сапожках войдешь в него. Так бывает только в
сказках. Это потребительский подход к совершенствованию управления. Не обижайтесь,
но у вас этот мотив звучал: пусть где-то и кто- то изменит управление, и тогда
я начну улучшать свой труд.
Гастев еще в 20-е годы
утверждал, что рабочий, который сегодня не выработал в себе рационализатора,
будет и к машине относиться как потребитель, так же неряшливо и
неорганизованно, как к нынешней работе, нынешним обязанностям. И никакая
механизация ему не поможет.
Заполучить готовую машину
нетрудно. В тысячу раз труднее научиться быть рационализатором. А без этого
машину при первой же поломке забросят, не говоря уже о том, что ее плохо будут
использовать и пока она цела. Как говорится, для мастера и кривой гвоздь -
находка, а неумеха и прямой согнет.
Если администратор - человек
дела и привык все рационализировать, то, получив ЭВМ, он прежде всего подумает
о том, как ее рациональнее использовать. А если он «машинный романтик»,
который лишь мечтал об ЭВМ и воспитал в себе потребителя, то, получив готовую
машину, он скорее сломает ее, чем усовершенствует.
Мне часто приходится встречаться
с охотниками рассуждать об ЭВМ и создавать проекты полной автоматизации своего
учреждения. Когда им говоришь о необходимости рационализировать нынешнюю
работу, вводить нормы, культурно организовать делопроизводство,
стандартизировать работу, у них весь интерес к работе пропадает.
Только правильный подход к рационализации работы (а
начинается она с рационализации личного труда, личного времени) может избавить
от тех неудач, которыми нередко еще сопровождается применение у нас и
зарубежных новинок, и наших новых управленческих машин.
Читатель. В
институте, работающем над проблемами кибернетики, покоится в шкафу хорошая
чехословацкая машинка для заточки карандашей. То ли в ней что-то сломалось, то
ли она просто не смазана, то ли о ней забыли. А ведь сначала все восторгались
ею, никто не хотел чинить карандаши без нее. Что же произошло?
Автор. Дело
в том, что такая машинка работает скорее, чем другие, всего на несколько
секунд, и потребность в ней имеется по-настоящему там, где экономят секунды.
Там за ней следили бы, изучали, берегли, может быть, даже еще
усовершенствовали. А там, где и потерю часа считают пустяком, машинка
становится игрушкой, интересной до тех пор, пока она крутится, до первой
серьезной поломки.
Читатель. Я
в колхозе одном видел: в правлении есть счетная машина, а все считают на
счетах. Спрашиваю: почему не считаете на машине? Отвечают: да что-то там в ней
случилось...
Автор. Вот
именно - «что-то», а что - никого не интересует. Потому что эти работники -
потребители, а не рационализаторы. Чтобы любая управленческая машина успешно
внедрялась и, главное, применялась, надо, чтобы наши работники воспитали в себе
рационализаторов сегодня, на сегодняшней работе, в сегодняшних условиях.
Вот откуда вытекает необходимость научной организации
труда вообще и личной работы в частности и огромное значение ее для будущего.
Повышение производительности труда за счет улучшения личной работы важно и
само по себе, но еще важнее ее роль для общего дела улучшения управления. «Не
жди как пассивный потребитель того, о чем звонят популяризаторы. Не жди, что,
как счастливый дождичек, придет форд из Америки. Совершенствуй постоянно то,
что есть, и ты научишься быть рационализатором»,- писал А. К. Гастев. И еще он
писал, что в России рано или поздно появится передовая техника на основе широко
проведенной электрификации. И чем решительнее ринется молодое поколение к
работе с тем, что есть под руками, тем больше и деловитее оно поверит в
неизбежный приход машины и приблизит его.
Рационализация управления и рационализация личного
труда - это не следующие друг за другом звенья, а две стороны одного процесса. Это и было одной из причин,
побудивших меня написать о личной работе, проблеме частной и весьма далекой,
казалось бы, и от структуры органов управления, и от ЭВМ, и от механизма
стимулирования технического прогресса.
Читатель. Если
я вас правильно понял, речь идет о воспитании личной, субъективной активности
рационализатора. И вы считаете, что свой стол и шкаф, свои личные дела как раз
и являются полем, на котором может вырасти рационализатор?
Автор.
Именно так. В этой области на работе - а еще больше дома - достаточно простора
для того, чтобы задумать улучшение, внедрить его, добиться эффекта и, наконец,
обрести твердое чувство творца нового, уверенность рационализатора. Потом
будут другие дела, но навык, подход - останутся.
Читатель. А
если вокруг все плохо организовано, что толку от одной организованной клеточки?
Ведь это бессмысленная картина: на одном столе все бумаги лежат по папочкам, а
на других они валяются и теряются? Я, конечно, сознательно огрубляю картину.
Автор. Что
все-таки лучше? Учреждение с плохой в целом организацией и плохой организацией
личных мест или учреждение, в целом плохо организованное, но в нескольких клеточках
которого уже поселился микроб рационализации? Ясно, что в данный момент конечный
итог у обоих учреждений одинаково плох. Но нетрудно понять, что через год у
первого все будет по- прежнему, а у второго есть надежда увеличить число клеток
рациональности. Это только надежда, но она есть.
А теперь вернемся к той текучке, с которой мы начали
беседу.
Конечно, причины текучки лежат за пределами техники и
даже вне организации личной работы. Технические средства сами не ликвидируют
текучку, их роль и значение нельзя преувеличивать. Но они позволяют быстрее
переваривать текучку, ориентироваться в ней. Образно говоря, ты по-прежнему
плывешь по ее руслу, но у тебя появляются руль и весла: можно ускорять или
замедлять движение, можно лавировать. Технические средства не дают радикальных
решений, но лучше иметь даже ограниченные методы, чем пассивно ждать, что
кто-то придет и как-то все изменит. Лучше иметь хотя бы такой руль, как график,
чем метаться из стороны в сторону под ударами волн. Текучка скорее будет
устранена, если сделать первый шаг к ее упорядочению -использовать средства организации, графики, картотеки и т. п.
Компас не устраняет ни бурь, ни течений, но именно он
позволяет морякам бороздить моря и океаны.
Конечно, рационализация управления имеет свою логику.
Нельзя создать вычислительный центр завода до того, как определены права завода
в области планирования и соответственно объем работы для ЭВМ. А вопрос о
правах завода надо решать в связи с вопросами о том, войдет ли этот завод в
объединение, какими правами будет обладать объединение, чем будет занято министерство
и т. д.
Техника управления - одно из средств рационализации.
Но не следует думать, что нельзя вообще заниматься рационализацией техники управления,
если, например, не завершен процесс создания объединений. Немало есть
средств, которые можно и нужно внедрить сейчас и которые сразу же дадут
эффект. Причем начинать надо с внедрения элементарных средств организации.
Многие думают, что научную организацию труда можно
вводить только при хорошем оборудовании, машинах, электронике. На самом деле
это не так. Научную организацию нужно вводить и в современной механизированной
и автоматизированной конторе, но можно ввести и в любом шалаше, любом овраге.
Читатель. С
этим я согласен. Можно даже на вычислительном центре не иметь хорошей
организации. К сожалению, так бывает, и это снижает эффект от ЭВМ. Я не раз
видел, как в плохо организованном учреждении и после внедрения нового порядка
планирования и экономического стимулирования работа во многом продолжалась по
старинке. Видимо, люди не привыкли быть рационализаторами в обычных условиях, в
повседневной жизни. Если следовать вашей логике, то срывы происходят потому,
что человек и при новой системе планирования не научился быть рационализатором
за простым рабочим столом. Изменения должны произойти не только в самом
управлении, но и в людях. Рационализатором действительно надо быть всегда, в
любых условиях.
Автор. Если вы согласны с тем, что надо рационализировать
свой труд всегда и в любых условиях, то я хотел бы привлечь внимание к другой
проблеме: каким рационализатором не надо быть. Нельзя превращаться в
горе-рационализатора, который постоянно все меняет ради самих переделок. Лишь
бы говорили: смотри, какой неугомонный, все чего-то ищет! Рационализация не
самоцель, она всегда должна быть подчинена задаче повышения эффективности труда.
Писатель В. Орлов рассказывает об «изобретателе», который все учреждения
обегал, добиваясь «рационализации» календарей: пусть они переворачиваются не
справа налево, а наоборот. Может быть, хуже от такой рационализации не стало
бы, но, несомненно, и выигрыша она не может принести. Затрат на перестройку
уйдет больше. Ради чего же переделывать?
О такой горе-рационализации хорошо писал, кто бы вы думали? Гоголь! Вот
послушайте-ка отрывок из «Мертвых душ».
Когда Чичиков спросил владельца имения полковника Кошкарева, можно ли
купить у него мертвые души, последовал ответ:
- Сколько могу видеть из слов ваших, - сказал полковник, нимало не
смутясь, - это просьба: не так ли?
- Так точно.
- В таком случае изложите ее письменно. Просьба пойдет в комиссию
всяких прошений. Комиссия всяких прошений препроводит ее ко мне; от меня поступит
она в комитет сельских дел; там сделают всякие справки и выправки по этому
делу... Чичиков оторопел.
- Позвольте, - сказал он, - этак дело затянется.
- А, - сказал с улыбкой полковник, - вот тут и выгода бумажного
производства!..
...Чичиков решился отправиться сам поглядеть, что это за комиссии и
комитеты...
...Комиссия всяких прошений существовала только на вывеске.
Председатель ее, прежний камердинер, был переведен во вновь образовавшийся
комитет сельских построек. Место его заступил конторщик Тимошка...
- Да никакого толку не добьетесь,- сказал проводник, - у нас
бестолковщина.
В конце концов Чичиков получил ответ, среди пунктов которого
говорилось, что души, мертвые и живые «все в совокупности не только заложены
без изъятия, но и перезаложены...».
- Так зачем же вы мне этого не объявили прежде? Зачем
из пустяков держали? - сказал с сердцем Чичиков.
- Как же я мог знать об этом сначала? В этом-то и
выгода бумажного производства, что вот теперь все как на ладони, оказалось
ясно.
Читатель. Такие
рационализаторы у нас встречаются и сейчас. За внешностью гонятся: цветы,
дорожки, модерн... Все чудесно, неясно только, достигнут ли эффект в работе.
Если и при цветах счетные машины по-преж нему в одну смену работают, то
настоящей рационализацией тут не пахнет, а пахнет тем, что в газетах называют
парадностью и шумихой, а в народе-показухой.
Автор. И еще
об одном нам надо поговорить: как творчески подходить к советам, которые даны в
этой книге. Ведь в различных книгах можно встретить и немало других. Есть
много видов календарей, машин, графиков, картотек. Но главная проблема в
рационализации связана не с машинами, а с пониманием идей научной организации
труда.
Эта книжка - не научное исследование по личной работе.
Это и не поваренная книга, заполненная готовыми рецептами: возьми то, досыпь
того, через столько-то минут добавь другое и т. д. Если вас интересует развернутое
описание методов, то их придется собирать из большого числа специальных книг.
Моя же главная цель - на отдельных примерах разъяснить основные идеи
рационализации личного труда.
Приемы, которые тут описаны, известны давно. Очень
хорошо, если они в прежнем виде будут полезны кому-нибудь сейчас. Но главное -
понять тот дух, те принципы, которыми люди руководствовались, создавая их.
И тогда станет ясной главная проблема рационализации -
как творчески работать.
В выборе методов используй основное правило рационализации:
не ходи, если можно стоять, не стой, если можно сидеть, не делай усилий больше,
чем того требует результат.
Во многих письмах, которые я получил после выхода первых изданий книги,
повторяется одно и то же: читатель описывает свою ситуацию и требует от меня
ответа. Трое ребят так и спрашивают: как нам быть, чтобы и работать, и учиться,
и в кино ходить, и спортом заниматься.
Такие вопросы означают, что не понято самое главное: НОТ нельзя
вводить по принципу «увидел-перенял». НОТ нельзя рекомендовать со стороны.
Читатель. Почему?
Разве вы сами не даете советов?
Автор. Даю.
Но не для того, чтобы их механически применять. Даже такой элементарный вопрос,
как выбор типа календаря-книжки, требует анализа конкретных условий, да и
ситуации быстро меняются. Я сегодня что- то порекомендую, а у вас через месяц
условия изменились. Значит, главное в НОТ - усвоить идеи НОТ и самому
постоянно, повседневно их применять. Вот почему я стараюсь не рецепты
выписывать - от них пользы мало, а советую еще раз вдуматься в принципы НОТ.
Поймет меня не тот, кто зазубрит описанные приемы. Надо обдумывать их,
а не пассивно воспринимать то, что оставил на столе предшественник. Главное -
придумать свое. Возможно, вы придете к выводу, что моя рекомендация приемлема,
или решите, подумав, что прием, использовавшийся раньше, вполне пригоден. В
обоих случаях я буду доволен, так как увижу, что вы уже осмысленно используете
метод. Словом, как у Мольера: ты наконец узнаешь, что говоришь прозой.
Описать все особенности различных профессий и дать универсальные советы
просто невозможно. Надо привить рационализаторский подход, и тогда можно не
опасаться за принятые решения.
Читатель. Словом,
если я правильно понял, нет плохих средств, как нет и средств, пригодных для
всех условий? Надо творчески выбирать, переделывать, приспосабливать.
Автор.
Верно. Главное - думать о любом методе так, чтобы понять, что в нем сильное, а
что слабое. И выбирать тот, который в твоих условиях обнаруживает именно силу.
Не хватай первое попавшееся средство, а рассмотри весь набор и потом приступай
к работе. Работа - не спасение
утопающего, где важнее всего не потерять время. Работу скорее заканчивает тот,
кто предварительно все обдумал. Конечно, древние инки создали сооружения, перед
которыми в недоумении останавливается историк. Архимед интегрировал, ничего не
зная об интегрировании. Но сознательно используя метод, понимая его возможности
и ограничения, они, несомненно, пошли бы еще дальше, добились большего.
Читатель. Меня
волнует еще один вопрос: не очень ли мы вмешиваемся в сферу личных интересов
человека?
Автор. Это
важный вопрос. Во время одного из обсуждений первого издания книжки
девушка-работница сказала: «То, что говорит автор, возможно, и верно, но кто
дал ему право вмешиваться в мою личную жизнь, заставлять меня учитывать время,
применять тот или иной прием? Может быть, я счастлива, когда ничего не делаю?»
Я объяснил ей, что поскольку речь идет об отдыхе - ее
личное дело, как его проводить. Хотя и тут я советую послушать специалистов:
врачей, ученых. Но на работе производительность каждого, его методы - не только
личное дело, но и дело всего общества. Из мозаичных камешков наших личных
работ складывается картина всей жизни нашего учреждения, города, страны.
Если ты считаешь, что никто не должен вмешиваться в
твою работу, то это значит, что ты не интересуешься общими итогами
коллективного труда или хочешь получить долю из результатов, добытых
коллективом, сохраняя за собой полную свободу действий. То есть пусть
рационализируют свой труд и эффективнее работают другие! Это или анархизм, или
эгоизм. Поэтому, если хочешь личных успехов,-добивайся успехов общих, а для
этого примени и к своей работе тот критерий рациональности, который ты хочешь
видеть в делах страны. Только так можно логично рассуждать, если не выделять
себя из общества и не противопоставлять себя другим. Если не стремиться жить за
счет других.
Читатель. Выходит,
что не только общественные, но и личные интересы заставляют рационализировать
свою жизнь, свою работу?
Автор. Верно.
И я хотел бы, чтоб моя книга помогла это сделать. Графики, карточки,
еженедельники - не просто «бумажки». «...Письменности призрак неприкрытый всех
тиранией буквы подчинил», - сказал Фауст Мефистофелю.
Но бумажка бумажке рознь. Тейлор говорил, что рост количества
«непроизводственных работников» по отношению к числу производственных означает
рост экономии, если... если «непроизводственные» все время заняты выполнением
действительно нужных функции. Увеличение числа «бумажек» за счет появления
карточек не только не будет канцелярщиной, но и окажется ее смертным врагом,
если эти карточки сокращают пустую трату времени и сил.
Надо брать пример с Ленина. Он воевал с бумаготворчеством
и в то же время требовал, чтобы умели правильно составлять бумаги. Он-то знал,
что умело составленный документ экономит время, а плохая бумага - это камень,
рождающий лавину «дополнений» и «разъяснений».
Конечно, можно любое дело свести к абсурду. И личную
рационализацию тоже. Посмотрите на столы во многих учреждениях - каких только
блокнотов и папок там нет! Это как раз такое разнообразие, которое хуже всякого
однообразия. Если люди действительно стремятся к рационализации, вряд ли в
одном отделе будет собран весь арсенал средств, выпускаемых промышленностью.
Получится такая пестрота, которая говорит не о творческом, а о случайном
подходе к технике личной работы.
Культуру, рационализацию надо внедрять с обеих сторон:
и аппарат управления - потребитель должен быть требовательным, и промышленность
- поставщик должна прививать вкус к эффективным средствам организации личного
труда.
Читатель. Словом,
не всякая самодеятельность и творчество полезны. Иногда надо сверху внедрять
стандартное, но наиболее эффективное изделие.
Автор. Конечно.
Важнейшее преимущество централизованной, плановой экономики - возможность не
эмпирически, не ощупью найти лучший вариант, а заранее его рекомендовать.
И все же я еще раз в заключение хотел бы напомнить о
необходимости самому конструировать правильную организацию своего труда.
Известный теоретик военного искусства Клаузевиц,
заканчивая курс лекций по военному делу, сделал важное заключение: если теория
что-то и советует, то мы предоставляем самому полководцу делать выбор в меру
своего собственного мужества, своей предприимчивости, своей веры в силы. А
потому делайте свой выбор в меру своих внутренних сил, но помните, что великим
не сделался ни один полководец, лишенный дерзновения.
Главное требование к рационализатору - творческий
подход к работе, результатом которой является повышение эффективности его
труда сегодня, сейчас, на своем рабочем месте. И разумеется, его поиск должен
быть постоянно устремлен в будущее.
«Рационализация - это битва настоящего с будущим -
писал журнал «Техника управления» в 1927 году. - Кто видит только настоящее,
тот никогда не двинется вперед. Кто видит только будущее, никогда не
приблизится к нему. Рационализатор тот, кто видит будущее и настоящее и
прокладывает мост между ними».
Техника личной работы - один из таких мостов. Кто
научится управлять собственным временем и организовывать свое рабочее место,
тот научится рационально организовывать и завод, и учреждение и, можно сказать,
научится по-настоящему управлять обществом.